専門性のある業務はアウトソーシングでなげっぱへ!バックオフィスの無人化で新たな働き方改革。

株式会社クレバーラクーン様

茨城県下妻市に本社を構え、ICT(情報通信)技術の企画・開発・販売やホテル・リゾート施設の企画・開発・運営などを行う株式会社クレバーラクーン様。正規雇用者数は親会社も含めて5名程と少人数体制でありながら、設立1年程で桜川市に災害広報システム導入やつくば市スーパーシティ連携事業者の採択、日本ムービングハウス協会の顧問企業として移動型住宅の普及に努めています。
地域と連携しながら「安心して生活できる協働型まちづくり」の実現を目指す、代表取締役 藤沼昇二郎様にお話を伺いました!

依頼領域
  • 事業提案書の作成
  • 概要図資料の作成
  • 名刺発注
  • 請求書作成
目的
  • 人材雇用の固定費の削減
  • 退職による教えなおしのリスク排除
なげっぱの
良さ
  • 緊急で依頼した業務も期日を守って納品される点
  • 他社サービスに比べ対応が丁寧だと感じる
  • 過去依頼した業務について定期的にタスク有無の確認がある点
  • 依頼連絡やレスポンスが自分のペースで対応できる
効果
  • 仕事がストップすることなくスケジュール通りに進められる
  • 事務関連のルーティンワークを無人化することができた
  • 人件費・固定費を節約できている
  • スタッフ退職に伴う引継ぎの心配が要らなくなった

オンラインアシスタントの魅力は、専門の業務経験者が多数在籍していること!

なげっぱ導入の背景からお聞かせください。

以前よりオフライン雇用にはリスクがあると感じていました。勤めていた人が諸事情により退職した場合、その業務を一から教え直す必要があり、我社にとって大きな負担となっていました。そのリスクを減らすために、直接雇用と間接雇用の2つを融合させた新しい組織体制を構築し、業務委託、クラウドソーシングやアウトソーシングを活用してバックオフィス業務を無人化したいと考えていたところ、オンラインアシスタントというサービスを知りました。
なげっぱについて調べてみたところ、オンラインで必要な時に依頼ができることや、毎月発生する定期業務をアウトソースすることで新しいことにチャレンジする時間が作れると思ったため、問い合わせをしました。

他社のサービスではなく、なぜなげっぱを選んでいただいたのですか。

主な理由は2つあり、「対応が丁寧で親切だったこと」と「IT業務に自信があること」です。 なげっぱを導入した時、他社が運営している類似サービスも同時に試してみたのですが、御社の対応が一番丁寧だと感じました。対応が良くても費用が高い会社もあり、費用と対応の良さのバランスを考えなげっぱを選びました。

茨城県からご依頼いただいていますが、全面オンラインの不安はありませんでしたか?

全くありません。以前からオンラインとオフラインを融合しながら、業務を進めようと考えていたので、不安は感じませんでした。導入してからも不便さというより、逆にストレスなくスムーズに業務が進んでいると思います。

▲ムービングハウスの制作現場

効率よく仕事を進められていて、時代にあった働き方ができています!

なげっぱを導入してみて率直な感想をお聞かせください。

導入をしてみて一番良いと感じたのは、急を要する案件も必ず期日内に納品してくれる点です。納期までの期日が短かったり、難易度の高かったりする案件もすぐに断ることなく、”何とかして対応しよう”という姿勢にとても好感を持ちました。他社のサービスを利用した時はすぐに断られたことがあったので、なげっぱの大きな魅力だと感じています。
スタッフの急な体調不良や家庭の事情で休暇を取らざる得ない時など、なげっぱはオンラインでチーム体制で対応してくれるため、仕事がストップしないという安心感のもと業務を任せることができます。

導入前のイメージと違った点はありますか?

良い意味でイメージと違った点があります!毎月発生する定期的な業務について「今月もありますか?」とリマインドの連絡をしてくれる点です。業務依頼は忘れず行うつもりでいますが、言わなくても分かってくれている実感があり、とても仕事が進めやすいです。
会社の一員の様に仕事を把握してくれており、離れられない存在になっています!

オンラインでもスムーズに業務は進んでいますか?

スムーズに進んでいます!会話による指示だと、言い方などにより人によってとらえ方が違ってしまうこともありますが、チャットだと認識のズレが生じにくいと感じています。
自分のタイミングでやりとりができるため効率がよく、これからの時代のニーズにあっているサービスだと感じています。我社も時代に則したサービスを使いこなせる企業であり続けたいと思っています。

最初はライトプランでご契約いただきましたが、途中でスタンダードプランにプランアップしていただいた理由をお教えください。

様々な業務を請け負ってくれるため、もう少し違う領域の仕事も依頼していきたいと思いプランアップをしました。

今後も事務全般の業務はオンラインアシスタントで対応していく予定ですか?

オンラインアシスタントとオフライン人材の双方を使い分けていく予定です。
オンラインアシスタントには、ルーティンワークを中心に依頼をしていきたいと思っています。定期的に発生する業務については毎度指示を出さなくても良いので、今後もオンラインの方が効率的に進められると感じています。
逆にオフラインのスタッフには、すぐにやってほしい業務や細かい指示が必要な業務を任せるつもりです。

▲ムービングハウスの活用例
▲災害時に使用できる情報端末「マゴスピーカー」

なげっぱを導入してみて、改善してほしい点などあれば教えてください。

我社の悩みを把握して、改善策をどんどん提案してくれる様な仕組みがあったら嬉しいです!社外からの知識やアイディアを取り入れる良いきっかけになっていると感じているので、これからもいろいろな意見の提案を期待しています!

株式会社クレバーラクーン
【URL】https://clever-racoon.com/
【会社所在地】茨城県下妻市
【事業内容】情報通信技術の企画・開発・販売
・ホテル・リゾート施設の企画・開発・運営 等
・つくば市スーパーシティ連携事業者採択
・下妻市や桜川市など官公庁との事業実績がある

さいごに

まちづくりという大きな枠のなかで、人々の安心と安全を第一に考えながら多岐にわたる事業に従事されているクレバーラクーン様にお話しをうかがうことができました!お忙しい中お時間を確保してくださった藤沼様には心から御礼申し上げます。
なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。
導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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