オンラインワーカー（オンラインアシスタント）／業務効率化／チームビルディング
【目次】
少子高齢化にともない労働人口が減少する中、多くの事業者に求められているのが“業務効率化”です。 いわゆる「働き方改革関連法」に代表されるように、日本企業も旧体制の革新に乗り出す時期を迎えており、2024年には運送・物流・建設業にも大きな影響をもたらすものと考えられています。
もちろん、政府としてもただ法案を制定するだけではなく、補助金等の支援も行っています。
（なげっぱ®による補助金紹介コラムは後程ご紹介いたします！）
本記事では、業務効率化・業務改善において最も近道となる「チームビルディング」の方法やポイントについて解説します。
そもそもチームビルディングとは、直訳すると「チームをつくること」であり、チームで目標を達成するためのプロセス・取り組みの一種です。 チームに所属するメンバー同士のタテ（上司）やヨコ（部下）などに関係なく、コミュニケーションを通して信頼関係を築き、一緒に共通の目標を達成することを目指すイメージです。
チームビルディングの具体的な取り組みとしては、例えば以下のようなものがあげられます。
いずれの方法も、チーム内のメンバー同士で理解を深め合い、コミュニケーションを活性化する目的で行われます。 また、必ずしもオフラインである必要はなく、環境さえ整えばオンラインでの取り組みも可能です。
チームビルディングにおいて、チームの状態は大きく5つの段階に分けられます。 適切にチームビルディングに必要な段階を踏み、良い効果を生み出すためには、各段階において求められる行動を正しく把握することが重要です。 以下、それぞれの段階について解説します。
形成期は、チームビルディングのまさに導入期であり、チームが形成されたばかりの段階です。 この時点では、チームのメンバーがそれぞれの人となりを十分に理解できておらず、互いに本心を打ち明けていない状況であることがほとんどです。
ベテランメンバー・コミュニケーション能力が高いメンバーが多い場合、一見良さそうな雰囲気であっても、互いに遠慮しがちで忌憚ない意見交換が望めません。 メンバーがお互いに緊張感の中で過ごしている場合は、ひとたび意見の衝突が起これば、チームが空中分解してしまうおそれもあります。
形成期においては、チームとしての目標を共有し、しっかりと時間をかけてチームで話し合うことが大切です。 これは、チームが成立する上で重要な最初の活動であるため、リーダーの主導性が問われます。
混乱期は、チームメンバーがお互いに「それぞれの考え方を知り始める」時期です。 お互いに自分のモノサシでメンバーを把握できるようになったことで、各々が意見を主張することが多くなります。
共通理解ができあがっていない状況なので、基本的な考え方はもちろん、価値観・問題解決へのアプローチ・意思決定といった部分で対立が起こりやすくなります。 この時期にチームのバランスが崩れると、性格的に影響力のあるメンバーが意見を通しやすくなり、本当の意味での一致団結が難しくなるおそれがあります。
混乱期においては、お互いを尊重しながら前向きに意見をぶつけ合えるよう、それぞれの意見を見極められるような議論の仕方を見出す必要があります。 チームの課題にフォーカスし、あくまでも議論によって相互理解を深めることが大切です。
統一期は、メンバーがお互いを理解して、共通のルール・役割が決まった時期を指します。 混乱期において、個々のメンバーが目立つ動きが見えていたのに対して、統一期では「全体の納得感」が重要視されます。
この段階では、メンバーが全体の納得を得ようとすることにより、チームとしての決断力に不足が生じることがあります。 結論が出ず、議論がずるずると長くなってしまうことも珍しくなくなるので、最終決定者の采配がより意味を持つようになります。
ただ、混乱期に比べてチームビルディングは進歩しているため、最終決定者がメンバーの総意で決まっていれば、自ずとそれぞれの意見も十分に考慮されるようになるでしょう。
機能期は、チームがしっかり機能して、具体的な成果が期待できる時期です。 この段階では、メンバー個々の考え・行動がチームのルールにのっとっており、その上で自立しています。
チームが一体となって成果を出そうとする動きが見られる反面、誤った方向へと暴走しないよう、リーダーはチームの動きを放置しないよう注意しなければなりません。 リーダーには、一人ひとりのメンバーを気にかけつつ、必要に応じて補助することが求められます。
散会期とは、チームの解散が決定し、それにともないメンバーが入れ替わる時期を指します。 チームの解散が決定したら、そのチームによって得られた効果・達成できた目標をまとめます。
また、チームそのものが解体されるわけではなく、一部メンバーが入れ替わるような状況では、新しいコミュニケーションが求められます。 具体的には、入れ替わる前のメンバーと同様のレベルで、新メンバーにチームとしての考え方を落とし込む必要があります。
チームをチームとして機能させるためには、メンバーの意思と行動をチームにフィットさせる必要があります。 以下、チームビルディングを実現する上で重要なポイントについて解説します。
メンバーが目標達成に向けて協力体制を構築するためには、お互いの意見を尊重しつつ、個々人が自分の意思に基づいて行動することが求められます。 メンバーが一から十までリーダーに聞くような体制ではいけませんし、逆に自力だけに頼って作業を進める状況も歓迎できません。
チームとしての目標を共有し、その上で自分が貢献するためにどんな行動を起こせばよいのか、メンバー一人ひとりが正しく理解していなければなりません。 よって、リーダーがチームビルディングを志すにあたっては、意見の尊重と自発的な行動のバランスがとれるよう施策を講じる必要があるでしょう。
例えば、経理部に新メンバーが加入して、それぞれの担当業務の見直しを行う場合を考えてみましょう。 このとき、チームとしては「他のメンバーの負担をどう減らせるのか」という共通認識を保ちつつ、新メンバーが口をつぐまないような雰囲気をつくっておかないと、新メンバーの気持ちと行動がチームから離れてしまうかもしれません。
リーダーは、ある業務を担当するメンバーの行動がチームにどんな影響をもたらすのか、他のメンバーが具体的に想像できるようなチームビルディングを心がけましょう。
チームビルディングは、個を殺すことが目的ではなく、個の能力をチームに活かすためのものです。 個々のスキル・経験を最大限活かすためには、メンバーにどのような役割を担ってもらうのか明確にする必要があります。
自分に与えられた仕事内容に納得し、職域を把握している人材は、迷いなく仕事に打ち込めます。 その結果、目標達成に向けてチームは歩みを進めることができるでしょう。
チームビルディングによって理想的なチームをつくるためには、いくつか気を付けたいことがあります。 以下、チームビルディングを行う際の注意点をご紹介します。
チームビルディングで目指すチームとは、リーダーによるトップダウンではなく、個々人の自発的な行動が結果に結びつくチームのことです。 あくまでも、メンバーの行動は自らの意思によるものでなければならず、リーダーが一方的にノルマを設定することはNGと考えておきましょう。 チーム全体の目標が決定した後、それに応じて各メンバーが目標を自ら設定していくことが理想です。
現代の組織では、多様な考え方・価値観を認めるべきという意識が高まっており、単純な意見の肯定・否定によって意見を統一するのは好ましくないものとされます。 メンバーの数が増えるほど、メンバー同士の意見が対立する確率も高くなるものと考えられるため、チームには質の高いコミュニケーションが求められます。
リーダーが意見の統一に向けて意識したいのは、メンバーの意見そのものは採択できない場面でも、その意見を活かす道を探ることです。 異なる意見を突き放したり、否定したりすることなく、チームとしての最適解を模索する材料として尊重することが大切です。
チームビルディングは、メンバーの意見を単純に統一するだけでなく、チームの方針に沿って個々人が自発的に行動するための施策です。 よって、個々人の距離が近く、コミュニケーションの取りやすい中小企業だからこそ、チームビルディングが成功する可能性は高いといえるでしょう。
チームビルディングによって組織が一丸となり、社員のモチベーションアップにつながると、メンバーが遠慮なく本業（コア業務）に集中できるようになります。 また、利益に直結しない業務（ノンコア業務）を見極め第三者に任せるなど、業務効率化の実現にもつながります。
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