オンラインワーカー（オンラインアシスタント）／ビジネス文書／ファイル形式/業務効率化／中小企業
【目次】
「ではPDFファイルで添付配信をお願いします！」なんてことを最近よく言われていませんか？ では改めて「PDF形式ってなんですか？」と問われた場合、あなたは正確に答えられる自信はありますか？ この記事では、現在PDFを利用している人からあまりよく分かっていないまま使用している人まで、このメジャーなファイル形式についてすぐに理解ができるよう、簡単に解説しています。ぜひご一読ください！
PDFとは、Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の略で、Adobe社が開発した電子文書のファイル形式です。特徴は、文書の内容やレイアウトを固定化して保存することができるため、共有性が非常に高いことや、PCは勿論スマートフォンやタブレット等様々なデバイスやプラットフォームで閲覧できることや、セキュリティや圧縮などの機能を備えていることが挙げられます。
世界中から支持を受けているPDF形式ですので、当然メリットも沢山あります。ここでは多くのメリットの中から本当に収容なメリットを大きく3つに整理してご紹介します。メリットを最大限に活かすためにも、しっかりと理解をしましょう！
PDFファイルそれぞれにパスワードや暗号化などのセキュリティ機能をかけ、データの安全性を確保することが容易に可能です。例えば、ファイルにパスワードを設定することで、開く人や編集する人を制限をかけることで、無断による印刷やコピーなどの操作を禁止することができます。また、暗号化を施すことで、不正なアクセスや改ざんからデータを安全に守ることもできます。
PDFは、WindowsやMacなどのパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスでも閲覧できる汎用性の高いファイル形式です。また、インターネット上でも簡単に共有することができるため、メールやクラウドストレージなどを通じて相手に送ったり、Webサイトへの掲載が可能です。
PDFは、文書の内容やレイアウトを固定化して保存することができるため、文字や画像のサイズ、それぞれの配置、フォントや色など、制作したままの設定が保持されることで、情報の高い共有化が実現できます。また、データを圧縮することでファイルサイズを小さくすることができるのも強みとなります。これにより、ストレージやネットワークの負荷を軽減したり、ダウンロードやアップロードの時間を短縮したりすることが可能となります。
メリットがあれば当然デメリットも存在します。しかし時にはデメリットがメリットへ転じる場面もあります。そのような時のためにも、デメリットもしっかりと理解をせねばなりません。PDFを深く理解するためにも是非読んで理解に努めてください。
PDFは、文書の内容やレイアウトを固定化して保存することができるため、編集や変更が困難なファイル形式ともいえます。例えば、PDFに書かれた文字や画像の削除や追加、移動をさせたりする際には、専用ソフトが必要となります。このように、PDFはストレージやメモリに負担をかけることなく保存ができる一方、作成後の修正やメモ書きの共有などが容易ではないファイル形式とも言えます。
PDFファイルを編集するにはAdobe AcrobatなどのソフトウェアやWebサービスを利用する必要があります。また、Adobe Acrobatには無料デスクトップ版があるので、それをダウンロードすることでPDFファイルの簡単な編集作業が可能となります。
PDFには動画ファイル等のリッチメディアを埋め込むことが可能ですが、一部のデータ形式には制約があります。例えば、Microsoft Excelの場合、表計算ソフトで作成した表やグラフはPDFに変換することができますが、数式や関数などの機能は失われます。このように、PDFに変換する際にはデータ形式によっては制約が生じることを注意せねばなりません。
ここではPDF形式のファイルを作成する方法をご紹介します。しかしその作成方法は「形式変換」と言い換えられるほどに簡単な作業でもあります。
Microsoft Officeソフト（Word, Excel, PowerPointなど）では、文書を作成した後に「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、「保存形式」で「PDF」を選択することでPDF形式に変換することができます。この方法では、文書のレイアウトやフォントなどをそのまま保持したままPDFに変換することができます。
少しでも知識がある方であれば、PDFについてはAdobeのみが専用ソフトであると勘違いしそうになりますが、実はそうではありません。有名なところでは『PDF24 Creator』や カナダの企業がリリースしている『PDF-XChange Editor』などがあります。それぞれのソフトには特徴があるため、その使用には注意が必要です。
世界中から支持されているPDF形式ですので、そのファイル運用については非常に便利ですが、反面、その扱いには時に注意が必要です。誰でも手軽に扱える形式だからこそ、セキュリティ面は特に重要であることを認識しましょう。
PDFにはフォントの埋め込み機能がありますが、これには注意が必要です。埋め込みフォントはPDFを開くデバイスにインストールされていないフォントでも正しく表示できるようにするためのものです。しかし、埋め込みフォントはファイルサイズを大きくする可能性もあります。また、一部のフォントはライセンス上、埋め込みが禁止されている場合もあります。このような場合は、代替のフォントを使用するか、テキストをアウトライン化するなどの対策が必要となります。
PDFはデータを圧縮することができますが、画像や動画などの大容量のデータを含む場合や、フォントを埋め込む場合などはファイルサイズが大きくなる可能性があります。大きなファイルサイズはダウンロードやアップロードの時間を長くしたり、ストレージやネットワークへの負荷を増加させたりもします。そのため、不要なデータを削除したり、画像の解像度を下げたり、圧縮設定を調整したりすることでファイルサイズを管理することが重要となります。
PDFにはパスワードや暗号化などのセキュリティ機能がありますが、これらの設定は適切に行うことが重要です。例えば、パスワードは推測されにくいものを設定することでデータの安全性を高めることができます。また、暗号化をする際は常に最新のバージョンを使用することでデータ漏洩や改ざんから保護することができます。さらに、印刷やコピーなどの操作制限も適切に設定することでデータの不正利用を防ぐことができます。
PDFは多くのメリットを持つ便利なファイル形式ではありますが、一方で注意点も存在します。そのため、PDF形式を使用する際にはその特性や制約を理解し、適切な方法で作成や編集を行うことが重要です。
また、PDF形式は広く利用されているため、その基本的な知識やスキルは情報社会で生活する上で必要不可欠となります。これらを正しく理解し、PDFのメリットを充分に活かした利用が出来るようにしましょう！
— 多くのお申込みをいただいておりますので、早めのお申込みをお願い致します —
