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【目次】
「採用」は会社の明暗を分ける非常に重要な業務です。以前は「能力の高い人を採用しなければならない」といった責任からか、雑務から面接まですべて社内で対応すべきだという考えが一般的でした。
しかし昨今では、働き方改革の推進やリモートワークの浸透などにより、採用業務の中でも手放せる業務はアウトソーシングする企業が増えています。
本記事ではアウトソーシングの活用で、採用業務の負担を大幅に減らす方法について解説します。
採用業務を担うことが多い部署は「人事部」です。人事部は、責任と作業負担が大きい「採用業務」以外にも、「人材評価」「人材育成」「労務」「労働環境の整備」など、さまざまな業務を進めなくてはなりません。
採用業務の一番の繁忙期は「2〜5月頃」とされていますが、他の業務がなくなる訳ではありません。同時並行で複数の業務が動いており、力を入れるべき採用業務に注力できないといった相談も増えております。
採用業務のワークフローは概ねどの企業でも同じです。
面接や説明会など、時間単位で拘束されてしまうこともあるため、業務効率をあげるにも限界がありますが、採用業務に付随する「細かな事務作業」を手放すことができるだけで、大幅な負担減が見込めます。
スケジュール、人数、求める人材像、スキル、選考の流れ などの明瞭化
業界セミナーや会社説明会の準備・運営、リクルートページの見直し・更新
求人サイトへの掲載、応募者対応、書類選考、面接、合否判断
採用ページなどWEBサイトの編集から、合同説明会等のイベントで配布する資料の作成、説明会の運営、応募者の対応、面接のスケジュール調整、選考など様々な業務に対応する必要があります。
業務の幅が広いからこそ、必要となる知識・スキルも多岐に渡り、負担が増えることになってしまいます。
面接や説明会などのイベント、インターンシップの学生対応などがあるため、社内の都合だけでスケジュールを組み立てられないことも採用業務が忙しくなる一因です。また、面接予定者のスケジュール変更や、急な退職による求人採用など、予定が変動的であることも負担になっていると言えるでしょう。
また、現場対応に時間がとられがちで、デスクワークの時間が確保できないという悩みを抱える人も多くいます。
採用は会社の将来に大きな影響を与えます。良い人材が一人入社しただけで社内に変革が起きることもありますし、想定していたレベルに達しない人材を採用してしまい、予定していた業務が進められないということも起こりえます。
働き手の不足が問題視される現代だからこそ、採用に失敗できないという責任の重さがあります。
採用業務の中でも、社内で対応すべき「コア業務」と、誰が対応しても成果の違いが発生しない「ノンコア業務」があります。採用計画書がしっかり作成できていることで、ノンコア業務の範囲も広がり、結果として負担を減らして業務を効率化することができます。
採用広報では、「WEBサイトの更新」や「説明会資料の作成」などは他人に任せられる業務になります。現場対応は社内の担当者にしか務まりませんので、第三者に任せられる業務は積極的に外部委託出来ると良いでしょう。
「応募受付」「履歴書データの格納」「選考結果の通知」など、求人サイトでの応募者とのやりとりは、単純作業にも関わらず数の多さなどから、手間がかかります。
選考結果の通知も選考結果を共有するだけで、メールのテンプレートに従って送信作業ができるため、最もアウトソーシングを活用しやすい業務と言えます。
新卒採用であれば、社内で日時を指定することが可能ですが、中途採用だと応募者のスケジュールを優先することが一般的です。調整中の日程の確保をしながら他の応募者の日程も調整するため、単純作業であるはずのスケジュール調整に負担がかかってしまいます。
採用の業務は応募者のスキルや人間性を見極める非常に重要な業務ですが、作業はシンプルでルーティン化できる内容がほとんどです。
また、採用業務はどの会社でもワークフローが似ているため、引継ぎや業務内容の伝達に負担がかかりません。求人サイトのログイン情報などがあれば基本的な対応はすぐにでも第三者に任せることができるでしょう。
人材不足に悩む企業は、業務が逼迫していることもあり人材採用の業務のハードルが一層高くなってしまいます。人材採用を先送りにしてしまうことで、社内の状況も改善されない状況が続いてしまい、社員がより一層疲弊してしまう原因にもなりかねません。
社員数が10名以下の少人数企業は、社内に人事担当を置いていない場合も多く、何から始めるべきなのか、どうやって進めるべきなのか分からないことも多々ありますので、アウトソーシングの活用が非常に効果的だと言えます。
急な退職で人材が不足した際や、新規事業の発足で突発的に人材採用をする場合、通常の人事業務を行いながら、突発的な採用業務にも対応しなければなりません。
先述した通り、中途採用の場合スケジュール調整に負担がかかることもありますし、通常業務にプラスで対応しなければならないため、最小限の負担で対応できることでしょう。
社外に委託できる業務を明確にしておくことで、突発的な対応が必要な時や繁忙期だけのオンラインアシスタント活用も実現できます。
個人情報なども扱うため、セキュリティ環境が整っているサービスであることに加え、不定期での活用となることが予想されますので、短期利用ができるオンラインアシスタントサービスを選びましょう。
