1．はじめに

新しいビジネスメールを執筆する際、過去に作成した挨拶メール等を参考に構成を考える人は多いと思います。
しかし、新しい取引先へのビジネスメールなど、自分で一からメールを作成しなければならない場合、正しい構成が分からず戸惑うかもしれません。

ビジネスメールの書き方は、企業のルールによっても異なりますが、間違えてはいけない“ひな形の基本的な構成”はある程度決まっています。
この記事では、ビジネスメールの正しい構成について、マナーとなるポイントや注意点に触れつつ解説します。

2．ビジネスメールの基本的な構成とチェックポイント

ビジネスメールの基本的な構成は、以下の画像の通り、7つの要素で構成されています。

まずは、上記の要素について、それぞれ大事なポイント・間違えてはいけないマナー等を解説します。

①宛先―CcとBccの使い分けを意識しよう

新しいメールを作成する際、多くの人が注意しなければならないのが「宛先」です。 表題とはまったく関係のない内容を、本件にまったく関係のない人に送信してしまうと、後々重大なトラブルに発展するおそれがあるからです。
特に、過去メールをコピペしてメールを作成することが多い人は、以下の「Cc」と「Bcc」の使い分けに注意しましょう。

○Cc ：「Carbon Copy」の略で、宛先も含めメールを送信した相手全員にメールアドレスが表示される
○Bcc ：「Blind Carbon Copy」の略で、宛先・Ccのアドレスにメールアドレスが表示されない

上記の通り、CcとBccの違いは、各項目に入力されたメールアドレスが「宛先」と「Cc」となるアドレス（人物）に表示されるかどうかです。
本来ならBccに含めるべきアドレスを、誤ってCcに加えてしまうと、意図を誤解される可能性があります。
ビジネスシーンでは、取引先とのやり取りを上司と共有する際に、上司のアドレスをBccに含めて送信するケースが多いでしょう。
万一、このケースで上司がCcに入っていた場合、取引先に不信感を与えるおそれがあるため、Bccの利用は特に注意が必要です。

②件名ーメールの内容が一目で分かるように書く

件名を書く際は、送るメールの内容が一目で分かるような件名にしましょう。件名が丁寧に書かれていると、届いたメールに対する警戒心が薄らぎ、相手がメールを開きやすくなります。
具体的には、以下のポイントを意識して件名をまとめることが大切です。

○メールの大まかな内容を一言で表す
○「どこの誰からなのか」を明確にする

例えば、セミナーに参加したことへのお礼を先方に伝えたいなら『先日のセミナーご出席のお礼　株式会社○○の△△です。』と記載するイメージです。

また、メルマガ等を読者に送信している場合、件名を丁寧にまとめると開封率向上につながります。
ただし、あまりに長すぎる件名だと後の文字が見切れてしまうため、長くても20文字以内におさめましょう。

③宛名ー記載する順番に注意

ビジネスメールで宛名を書く際、正しい順番は『会社名→部署名→役職名→氏名（様）』の順です。 具体例としては「○○株式会社　総務部　係長　△△様」のようなイメージになります。

ただし、部署名や役職名が不明な場合、部署名と役職名を省いて『会社名→氏名（様）』でも問題ありません。
また、営業メール等を送信する際に担当者の氏名が分からない場合は、次の順で記載します。

○『会社名→部署名→”ご担当者様”（□□株式会社　経理部　ご担当者様）』
○『会社名→”ご担当者様”（□□株式会社　ご担当者様）』

宛名を書く際の注意点として、役職“社長”や“部長”などの後ろに「様」を付けるのは、本来正しい敬語でない点を押さえておきましょう。
なお、社長様・部長様といった表現に関しては、正しくないことを理解した上で「あえてそうしている」場合も考えられます。詳細は以下の記事における「間違いやすい敬語②_○○社長様」の内容をご確認ください。

参考記事：その言葉、本当に使い方合ってる？ビジネスに必須な敬語知識をご紹介

④書き出しーシーン別に表現を分ける

具体的には、以下の2点を意識して使い分けることが大切です。

○相手との関係性（初めてメールを送る場合／普段からやり取りをしている場合／久しぶりに連絡を取る場合　など）
○やり取りの状況（間隔をあまり開けずにメールを送る場合／相手の返信に対してメールを送る場合　など）

書き出し時は、ビジネスメールでよく用いられる『お世話になっております。』という表現が決して“万能ではない”点に注意しましょう。
例えば、初めてメールを送る相手とはこれからやり取りが始まるわけですから、相手の立場から考えて不自然な表現になるはずです。

⑤内容ー結論から述べる

本文の内容をまとめる際は、相手が読みやすいよう伝え方を工夫する必要があります。文章の中間や締めの部分に一番伝えたいことを持ってきてしまうと、相手が要点を理解するまでに余計な時間を取らせてしまうからです。

要点は、最初の段階で伝えるようにすると、相手がメールの概要を速やかに理解することができます。
締めまで読まなくても、ある程度内容が把握できて読みやすいメールを作成しやすくなるのです。

ただし、最初に要点を持ってきても、その後の文章が長文になってしまうと、相手の理解を妨げるおそれがあります。セミナーに出席してくれたことへのお礼を伝えたいのであれば、端的に『先日のセミナーのお礼をお伝えしたく、ご連絡いたしました。』とまとめるなど、できるだけ簡潔に伝えることを意識しましょう。

⑥結びー相手に“して欲しい”行動に合う表現を意識する

結びとは、メールの最後に記載する文章のことをいいます。多くの場合、使い勝手の良い『よろしくお願いいたします。』という結びでまとめられます。

しかし、ただお願いするだけでは、相手がどのように行動すればよいのかイメージできない場合があります。
そこで、メールを読んだ上で相手にして欲しい行動を『よろしくお願いいたします。』の前に書き足すと、以下の例のように相手が次の行動を起こしやすくなります。

○確認のみして欲しい場合：『(お忙しいところ恐縮ですが)ご確認のほど、よろしくお願いいたします。』
○返信が欲しい場合：『(お忙しいところ恐縮ですが)ご返信をいただけましたら、幸いでございます。』/『ご返信のほど、よろしくお願いいたします。』

なお、返信が欲しいからといって、あからさまに『ご返信をお待ちしております。』と書くのは、あまり印象の良い表現ではありません。ただし、督促時など金銭の支払いが滞っている相手に対してメールを送る場合は、相手が返信して当然のため使用しても問題ないとされます。

⑦署名―シンプルかつ適切な表示形式で

ビジネスメールにおける署名とは、メールの最下部に表示される“メール送信者の情報”のことをいいます。
ほぼすべてのメールアプリで、自動入力の設定が可能となっていて、あらかじめ設定しておくと便利です。
署名欄に記載するべき情報は、主に以下の8つとなっています。


①会社名
②部署名
③(あれば)役職名
④氏名
⑤会社の住所
⑥会社の電話番号、(必要であれば)個人番号
⑦(あれば)会社のホームページ
⑧メールアドレス

なお、機種や環境によっては、以下の例のように文字化けを起こしてしまう可能性があるため、送信前にチェックを入れるようにしましょう。
例：崎：「大（だいかんむり）」／﨑：「立（たつ）」

3．まとめ

ビジネスシーンでは、メールを作成する機会が多いため、どうしてもひな形の構成はマンネリ化しがちです。
しかし、相手やシチュエーションに応じてメールの構成を変えなければ、相手に違和感を与えてしまうおそれがあります。

ビジネスメールの構成において重要なのは、「相手との関係性を考えること」と、「相手の立場に立って客観的に作成したメールを確認する」ことです。
まずは、一度自分が作成したビジネスメールを見直して、構成が正しいものになっているかどうか確認するクセをつけることが大切です。

ビジネスメール作成が苦手で時間がかかり、本業に支障をきたしている経営者の方・個人事業主の方は、オンラインワーカーなげっぱⓇをご利用ください。なげっぱでは、メール作成・対応といった、メールに関する業務を含む事務サポートも承っております。

なお、文章作成自体は不得意ではないものの、ビジネスメール作成時の敬語に不安がある方は、以下の記事をご一読ください。
※参考記事：その言葉、本当に使い方合ってる？ビジネスに必須な敬語知識をご紹介