1．シチュエーション別｜ビジネスメール書き出しの例文

ビジネスメールは、送る際のシチュエーションによって、書き出しの内容が変わってきます。
以下、活用できる例文を3つのシチュエーションに分けてご紹介します。

①”宛先”となる相手に初めてメールを送る場合

初めてメールでやり取りをする相手の場合、以下のような書き出しが一般的です。

○『突然のご連絡、失礼いたします。株式会社○○ 営業部の△△と申します。』
○『初めてご連絡いたします。株式会社○○ 営業部の△△と申します。』
○『突然ご連絡を差し上げるご無礼をお許しください。私は、株式会社○○ 営業部の△△と申します』

逆に、あまりビジネスメールには好ましくない書き出しとしては「初めまして！」があげられます。
こちらも“初めて”やり取りする旨を伝える挨拶ではあるものの、スパムメールの書き出しで多用されていることから、相手はメールの最初の1文を見てその先を読まない可能性があります。

②普段からやり取りをする相手に感謝の気持ちを伝える場合

これまでもやり取りをしてきた相手に対して、感謝の気持ちを伝える場合は、以下のような書き出しが多く見られます。

○『平素より大変お世話になっております。株式会社○○ 営業部の△△です。先日のセミナーへのご出席のお礼をお伝えしたく、ご連絡いたしました。』
○『いつもお世話になっております。株式会社○○ 営業部の△△です。先日はお忙しいなか、セミナーへご出席いただきまして、誠にありがとうございました。』

上記の例で用いている「お世話になっております。」と似た言葉として「お世話になります。」がありますが、こちらは普段からお世話になっている相手には基本的に使いません。
どちらかというと“これから長く付き合っていきたい”相手に対して使用する表現のため、使用する際は関係性に注意しましょう。

③普段からやり取りをする相手に謝罪の気持ちを伝える場合

普段からメールでのやり取りがあり、諸事情があって相手に謝罪を伝えたい場合は、丁寧な表現が求められます。 以下、例文を色分けしてご紹介します。

——————————————————————————————–

——————————————————————————————–

上記のような、謝罪メールの基本的な流れは、以下のようにまとめられます。
※（括弧内は、上記例文において当てはまる部分を抜粋）

謝罪メールだからといって、いきなり謝罪の言葉を冒頭に持ってこないよう注意しましょう。

2．まとめ

今回は、①初めてメールを送る場合 と ②普段からやり取りをする相手の場合 ③謝罪をする場合 の3つのシチュエーション別に例文をご紹介いたしました。

今回ご紹介した例文はそれぞれ基本的な構造となっていますが、ただ一般的な構成のメールを送るだけでは相手に「読んで欲しい」と言う気持ちは伝わりにくいでしょう。

大切なのは、「相手の立場に立って考えること」「自分なりの工夫を行うこと」です。

ビジネスメール作成が苦手で時間がかかり、本業に支障をきたしている経営者の方・個人事業主の方は、オンラインワーカーなげっぱⓇをご利用ください。
なげっぱでは、メール作成・対応といった、メールに関する業務を含む事務サポートも承っております。