業務効率化／業務整理／タスク管理
【目次】
業務整理は「やった方がいいこと」だと分かっていながら、後回しにされてしまう傾向があります。特に人手が不足している企業や忙しい時期は、「業務整理などを行っている時間などない」と目をそらしてしまう方も多いのではないでしょうか？
業務整理を行うことで「仕事のミスが減る」「スケジューリングがしやすくなる」など様々な効果が期待できます。今回は、業務整理をする方法と業務整理を行うことで生じるメリットについて詳しく解説します。
業務整理とは、言葉の通り「社内の業務を把握し整理すること」です。年度末や新年度に行う企業が多く、業務整理と並行して目標設計や事業計画の見直しを行う場合もあります。
「業務整理＝マニュアル化」と思っている人も多いですが、実はテキストベースのマニュアルは作成の負担の大きさの割に、活用しきれない可能性が高くあります。ツールの変化や業務進行の多様化に伴い、作成作業のみならず更新作業にも大きな負荷がかかるリスクあがあります。
業務整理で大切にすべきは、リスト形式でシンプルにまとめていくことです。リスト形式にすることで、日常業務にも落とし込みやすい実用的な資料となります。
業務整理の方法は様々ありますが、業務を文章で説明するのではなく、箇条書きでまとめていくことが原則です。テキストベースでまとめることも場合によっては必要ですが、日常業務での活用を考えるのであれば「タスクリスト」の様な形で業務を進める順に整理できている形が理想です。
一度に業務整理を行うのは負担だと感じる方は、業務を行うごとに作業を書き出してみると良いでしょう。きれいにまとめあげることは後回しでも良いので「自分が行っている業務を見える化すること」が業務整理の第一歩となるはずです。
まずは大まかな「行動ベース」のタスクリストの作成をしましょう。業務の流れに沿って、どのような業務が行われるかを整理します。
①で作成したタスクリストを、もっと細かい作業ベースに振り分けましょう。
上記の例の様に、作業のハードルを徹底的に下げることで、より具体的に業務を把握することができます。作業時間の見積りも出しやすくなり、より正確なスケジュールが立てられる様にもなります。
タスクの細分化まで終えたら、「不要業務」と「苦手業務」をチェックしましょう。不要な業務を手放したり、ツールの導入や第三者の活用に視野を広げることで業務負担を軽減できます。
ツールや第三者活用については様々な選択肢がありますので、自社のペースで活用できるサービスをしっかり選びましょう。
一度記録を残しておくことで、次に依頼が来た時もすぐに対応ができる様になります。今までルーティン化できていなかった業務も、作業ベースで整理をすることで新しい発見があるでしょう。
ルーティン化ができたことで一つの作業が簡潔になり、仕事の「ヌケ」「モレ」「期日遅れ」などを防ぐことにもつながります。以前指摘された修正点や、失敗したミスの対応策をタスク化して業務の流れに組み込むことで、精度を上げていくこともできます。
リソース不足を感じた時に、実際にどの業務に時間をとられているのか、どのくらいの作業時間が生じている状況なのかを把握できます。業務報告として時間管理をするのではなく、スケジューリングの段階で時間の予測ができることで、早めに対策を講じられる様になることも大きなメリットです。
作業時間の予測ができることでスケジュールを組みやすくなります。タスクのリミットを明確に把握できるため、突然の業務依頼があっても、優先すべき業務がどの程度あり、引き受けることが可能なのかを冷静に判断することができます。
一つ一つの作業が小さいため、先延ばしをせずスキマ時間に作業を進めることができ、時間を効率良く使える様にもなるでしょう。
業務整理を行うにあたって、気を付けるべきルールがあります。
業務整理は「やること」を明確にするだけではなく、マニュアルやフロー整理の役割も担うことが理想です。どの順番で何をするのか分かりやすくまとめ「資料を見れば作業ができる」という状態に整理しましょう。
いろんな場所に情報をまとめると、どこに何をまとめたのかが分からなくなってしまいます。データであっても、紙ベースであっても、分かりやすい場所をきめて保管し、重複したデータを作らない様に気を付けましょう。
現状は「自分が分かっていれば大丈夫」という状況でも、急にだれかに頼まなくてはいけなくなった時に備え、分かりやすくまとめていきましょう。
注意点やメモ書きはタスク毎にまとめると作業を進める際に見落としにくく、ミスの防止につながります。
以上、業務整理の方法についての解説でした。
仕事の「精度」「クオリティ」「納品スピード」などは、段取り次第だとも言われています。段取りを間違えないためにも、作業が必要になる度に「段取りを組む」という作業をつくらないためにも、少しずつで良いのでリストでの業務整理を始めてみてはいかがでしょうか？
