業務効率化／生産性向上／業務改善／効率化／コストダウン／経費削減
【目次】
決算期が近づくと毎年行われる経費の見直し。重要なことだとは分かっていても何をどう見直すべきか悩んだ挙句、なんとなく去年と同じような数字を設定してしまっている方も多いのではないでしょうか。
経費削減を実現するためには「支出の整理」と「削減項目の見極め」がとても重要ととなります。当記事では予算策定時にチェックすべきポイントについて詳しく解説します！
予算作成にあたって、まずは支出経費全体の内訳を把握する必要があります。決算資料だけではなく、内訳をきちんと確認できる環境を整えましょう。余裕があれば「内訳資料」の作成ができることが理想ですが、そこまでの時間が確保できない場合は「固定費」だけでも内訳資料を作成すると良いでしょう。
「人件費」「広告宣伝費」「交際費」「通信費」
「旅費・交通費」「消耗品費」「研究開発費」「租税公課」「雑費」
「削減項目の見極め」は簡単な様でとても難易度が高いです。適切な経費削減は利益増加に繋がりますが、コスト削減に失敗すると「従業員のモチベーション低下」「生産効率の悪化」といった事態を招き、利益率が低くなってしまうこともあります。
正しい項目に対してアプローチをかけるためにも「何が無駄で、何が本当に必要か」の判断は慎重に行いましょう。
経費削減を検討する際は「消費コストの削減」と「組織体制の見直し」の2つの方向から考えていきましょう。
現体制で見えている余分な支出をカットしていくことももちろん重要ですが、組織体制のあり方と一緒に考えることで「時間」や「労力」の見直しも含めた多面的な施策を練ることができます。作業効率の部分からアプローチをすることで、継続的な経費削減を実現することができるのです。
「PC代」「コピー代・用紙代」「消耗品代」については、一番見直しやすい項目です。消費の数量や超過している部署が特定できることに加え、削減目標の数値を出すことで、周りからの協力も得られやすくなります。どれほどの節約になるかも予測できることからも、一番最初に見直すべき項目と言えます。
こちらはリストラや給与削減のことではありません。「残業代」「交通費」「派遣職員への経費」などについて、まずは見直すと良いでしょう。残業代や交通費の支出については、社員の勤務体制なども含めて検討を進めることが理想です。
事項「経費削減のNG行動」にて詳しくしていますが、人件費の削減は会社と社員の信頼関係に直結する非常に繊細な項目です。判断を誤らないように慎重に対応しましょう！
社員は会社の財産だと言われるほど、採用業務は会社の明暗を決める重要な仕事です。一定の求人広告費、成果報酬代は必要不可欠ですが「本当に採用する必要はあるのか？」という視点は持つべきです。人手不足の補填や能力を重視しない採用は、かえって会社のマイナスとなってしまうこともあります。
教育にかける教育費についても「専門分野に対応人間を育てる」など無理に内制化させようと思っているのであれば、外部サービスの利用で解決した方が効率的ではないか、一度考えてみましょう。
先述したオフィスコストの削減にもつながりますが、印刷代・用紙代の削減は社員一丸となって取り組める経費削減の1つです。本格的に進めることになれば、データ保管のルール決めや格納場所、クラウドシステムの導入なども選択肢に入りますので、どこまでをDX化するのかを決めながら進めましょう！
コロナ禍によりテレワークが一気に広がり、会社の支出にも変化が起きています。出社頻度をおさえることで「交通費」「オフィスの光熱費」「交際費」などが減少したという会社が大多数です。
「テレワークの方が作業に集中できて良い」「移動時間が削減できる」など肯定的な意見もありますので、リモートワークの継続や週に1～2度オフィスで働くという「ハイブリッド勤務」の導入なども前向きに検討できると良いでしょう。
経費申請や勤怠管理など、手作業のタスクが残っている会社もまだ多いのではないでしょうか？手作業の業務などに追われて残業をしてしまっている場合は特に、業務効率化によるコスト削減が見込めます。
操作が分からず導入が難しいという場合は、クラウドシステムの導入から管理まで請け負うアウトソーシングなどもありますので、是非活用を検討してみてください。
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の協力先に発注することです。多様なスキルの活用と人材不足の解消ができると業務効率化の施策として導入を始める企業が増えています。
アウトソーシングを初めて導入する際は、無料お試し期間があり幅広い業務を対応しているサービスを選ぶと良いでしょう。
人材を減らしたり、同じ人員数のままで新しい事業を始めたりする際は、社員の業務量をきちんと把握し負荷をかけすぎないように注意しましょう。「社員に頑張って貰えば良い」といった社員頼りの施策や「同じ時間で1.5倍働け！」の様な根性論も現代の社会には受け入れられません。
働き方改革が進む社会の流れに逆らう指針は、社員のやる気を削ぎ品質低下や離職に繋がる恐れが高いので避けるべきです。
人件費は支出のなかでもとても大きな比率を占めていますが、安易にリストラやボーナス・給与のカットをすることは従業員からの不信感に直結します。
人件費の削減をするのであれば、リストラや給与のカットではなく「採用の見直し」が優先です。業務効率化を図り、少ない人員でも業務を回せる体制を整えながら、無駄な残業を削減したり、成果主義の導入による賃金の適正化から始めましょう。
クラウドシステムの導入も前向きに検討すべきではありますが、一気に社内制度を変えすぎることで業務が複雑化したり、逆に社員の負担が増えてしまうこともあります。
新しい制度を導入する時は、システムのことを理解し運用できる人がいるか等、社員と意思疎通をはかりながら段階を追って進める様にしましょう。
経費削減を考える時は、業務効率化を意識しながら施策を練ることが重要です。また、会社の原動力である社員の存在を第一に考え、社員からの信用を失墜させたり、モチベーションを低下させる様な対応は避けましょう。
クラウドシステムやアウトソーシングを上手に活用をしより効率的に経費削減を実現していきましょう！
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