1．先ずは知るべき年賀メールの3大ポイント

「今年こそしっかりと年賀メール作って、お取引様へご挨拶をしよう！」と思っている方、ちょっとお待ちください！ひと口に年賀メールといっても、しっかりとポイントを捉えてプランすることが重要です。先ずはここで提唱する3大ポイントを押さえましょう！

その1ー年賀メールの作成方法

年賀メールを作成する際は、大きく4つの準備が必要となります。

1. 送信先リストを下記条件を守って、作成する

• 過去1年間にお取引があった企業や人、引き続き関係が続いている企業や人からピックアップする
• 送信先として、個別に送るか、グループに分けて送るかを決める
• 決まったら、名前や役職、会社名などを抽出し、正確に記録する

2. メール本文を作成する

• 本文は、挨拶文・感謝文・期待文・結び文の4つのパートから構成する
• 配信相手に合わせ内容や文体を変える必要があることも注意

3. メール件名と差出人名を設定する

• メール件名は、「新年のご挨拶」や「明けましておめでとうございます」などシンプルにするのがベタ
• 出来ればメール件名の後に、会社名や名前を入れ”配信元”を明らかにするとよい
• 差出人名は、自分の氏名と会社名や部署名を記載

4. デザインの大枠を決める―【HTMLメール】と【テキストメール】

• HTMLメールかテキストメール、どちらを使うか決定する
• 自由なデザインを重視する場合はHTML形式、シンプルなメッセージを重視する場合はテキスト形式
• 画像データでオリジナリティを出せるHTML形式は、時にデータを重すぎにしてしまう場合があるので注意する

 

その２ー年賀メールに関する絶対に守るべき注意点

メール年賀状を送る際には、以下の点に注意しましょう。

『送信日時』

　1月1日から3日までの間に設定

『返信・返礼』

　返信や返礼は、相手から要望があった場合や特別な関係がある場合だけ、一度のみと心掛けます。 無用に長引かせると、相手にかえって迷惑をかける場合があります。

『配信先のプライバシー漏洩に最大限の注意を払う』

　配信は必ず『BCC（秘密の宛先）』による設定を厳守する

その３ービジネスメールの基本マナー

ビジネスメールとして年賀メールを配信する際は、以下の点に注意することが肝心です。

ビジネスメールのマナー基本３か条

• 相手の立場や関係性を考慮し、継承や敬語、トーンなどに注意する
• 感謝や期待を伝え、誠実さや信頼感を表現する
• 迷惑や不快感を与える可能性のある言葉や表現、要求や依頼は控える

2．メール年賀状のメリットとビジネスでの活用方法

それでは、ポイントをしっかりと抑えたところで「メール年賀状のメリット」を整理し、ビジネスに於ける利用方法を考えてみましょう。すると、使用場面によって様々な「切っ掛け」が作れる事がみえてきますので、それを踏まえてから制作に入りましょう。

・メール年賀状のメリット

コストが安く制作効率もよい

• 紙代や印刷代、郵送代などが掛かかりません。
• 慣れれば作成時間も短く済み、修正や再送も容易

自社サイトへの誘導が可能

• 本文に記載されたURLをクリックしてもらうことで、自社サイトへの誘導ができる

環境に優しい

• 紙紙を消費しない為、廃棄物やCO2排出量も減らすことができる

 

・メール年賀状によってビジネスで得られる効果とは

ビジネスの場において年賀メールを使用する際、その使い方によって得られる効果は変わってきます。ここではその効果を利用する場面毎に整理してみます。

ビジネスパートナーや取引先へのリレーションシップ強化として利用する場合

• コミュニケーションの機会を増やすことで、以降の『情報共有を発展させる切っ掛けづくり』ができる

社内コミュニケーションやチームビルディングとして利用する場合

• 社員のモチベーションや士気を高めることができ、『成果や貢献を認識する機会を創出する』切っ掛け作りができる

3．HTMLメールについて_おすすめ作成方法3つをご紹介

ここでは、HTMLメールでビジネス年賀メールを作成する方法を3つご紹介します

①HTMLで直接コーディングをする

 コーディングの専門知識があれば、直接コーディングをしてオリジナルデザインメールを仕上げることができます。しかしそれには専門知識が必要とし、もしコーディングを間違うとせっかくのデザインが表示されない事故が発生するので、その作業には注意が必要です。

 

②無料テンプレートを使用する

Webサイトで公開されている無料のテンプレートを使用することで、HTMLの知識が無くとも、簡単にオリジナルデザインメールが完成します。しかし、それらの中にも一見好さ気でも説明が「英語のみ」であったりと多岐に渡る、注意が必要です。ただし、下にご紹介している無料テンプレートの「オンラインアシスタントなげっぱブログ」の様に、コラム記事の中で丁寧な日本語で紹介しながら、且つ無料で提供しているサイトは複数ありますので、その中から自社に見合うテンプレートを探すのも良いと思われます。

無料テンプレートを公開しているwebサイトのご紹介

 ○ HTMLメールテンプレート by BENCHMARK(https://www.benchmarkemail.com/)
○ デザインテンプレート by 99 designs(https://99designs.jp/)
○ カスタマー送信用メール(HTML形式)by SATORI(https://satorihelp.zendesk.com/)
○ オンラインアシスタントなげっぱブログ(https://nageppa.jp/column/digital_nengajo/)

 

③オンラインアシスタントを利用する

時間やコストをかけずにオリジナルデザインのビジネス年賀メールを作るのであれば、オンラインアシスタントを利用する方法もおススメです。このコラムをリリースしている『オンラインワーカー なげっぱ』でも、ビジネス年賀メールのデザイン依頼は、毎年の人気依頼業務となっており、その豊富な経験から生まれるデザインは好評を博しています。

 

４．まとめ

年賀メールは一見簡単そうに見えますが、実際には相手を思いやる気持ちが詰まった大切なコミュニケーションツールです。この記事が皆様のビジネスシーンでのメール年賀状作成の参考になれば幸いです。
新年のご挨拶は相手への思いやりと敬意を示す大切な機会ですので、ぜひこの機会に心を込めたメール年賀状で新年の挨拶をしましょう。

オンラインワーカー“なげっぱ”では、毎年多くのお客様からオリジナルの年賀メールのデザイン依頼を受注しています。
経験豊富なワーカーが、御社の業務負担を軽減すべく全力でサポートをしていますので、これを機に是非導入をご検討ください。