業務効率化／社内DX化／アウトソーシング
業務効率化と聞いて、
「これから新しいソフトを導入しないと……」
「DX化するにはどうすれば……」
と焦っていませんか？
実は、ほとんど無料で業務効率化を実現できるツールが、すでに世の中には出回っています。
代表的なものの一つが、総合デジタルサービスを手掛ける世界的大企業・Googleが提供する、無料アプリやChromeです。
この記事では、経費をかけずにDX化を実現したい経営者の方・企業担当者の方向けに、Googleの無料アプリ・Googleについて解説します。
自社の在宅勤務の実施率を高めたい方、クラウドサービス等の利用を検討されている方は、ぜひ最後までお読みください。
わたしたちが普段インターネットを利用する上で、Googleのサービスは不可欠なものとなりつつあります。
多くの人は、青・赤・黄・緑の色で構成された「Google」という英単語の下にある「検索窓（サーチボックス）」に調べたいことをキーボードで打ち込み、知りたいことを検索します。
この仕組みは「検索エンジン」と呼ばれ、世界中でもっとも利用されているものの一つとして、Googleのサービスが知られています。
そのほかにも、オンライン広告・ハードウェア・ソフトウェア事業など、様々な事業を展開しています。
Googleの使命は、
「世界中の情報を整理し、世界中の人がアクセスできて使えるようにすること」
だと、公式サイトで紹介されており、ユーザー保護・多様性の推進・サステナビリティ向上など、複数の観点から企業活動を行っています。
日本における経済効果は3兆～4兆円ともいわれており、ビジネス・エンターテイメント問わず利用される動画共有サービス「YouTube」も、Googleの子会社として運営されています。
Googleが提供するサービスは、様々なユーザーに利用されることを想定した、洗練されたものになっています。
そして、種類も多様であり、生産性向上や共有・連携機能、テレワークといったジャンルにフィットしています。
Googleのアプリを知れば知るほど驚きとなる事実、それは多くのアプリが「無料」で利用できることです。
例えばGmailは、基本的にアカウント情報の登録だけで、無料で利用できるメールソフトです。
公的な手続きも含め、有効なメールアドレスとして活用できる機会が多く、他のGoogleアプリと連携もとれます。
一例として、Gmailと連携したカレンダー機能「Googleカレンダー」は、Gmailに届いたメールの内容から、スケジュールをカレンダーに反映させてくれます。
仮に、航空券の予約を終えて航空会社からメールが届いたら、便名や日時等がスケジュールに反映される、といった具合です。
このように、ビジネス・プライベートを問わず、自分のライフスタイルに合わせてアプリを活用できるのが、Googleアプリの大きなメリットです。
導入することを意識しなくても、社員・スタッフがGoogleアプリを利用しているだけで、ある程度情報を共有できるのです。
その一方で、ビジネスとプライベートの線引きが難しくなるおそれもあるので、テレワークが増えた業種・職種にとってはその点がデメリットになるでしょう。
広く普及しているツールだからこそ、利点・欠点を十分に理解した上で、運用体制を整えたいところです。
Googleの無料アプリを本格的に導入するにあたり、活用を特に意識したいのが、Webブラウザの「Google Chrome」です。
世界でもっとも利用されているブラウザで、PCはもちろん、Android端末では標準ブラウザとしてChromeが採用されています。
Chromeは、各種ブラウザの中では事実上「一強」状態となっており、Chromeの環境下で利用されることを想定して作られているWebサービスは多く見られます。
また、様々なOSを利用する端末に対応していることも、Chromeの人気を高めることにつながりました。
さらに、Chromeはユーザーが欲しい機能を追加できる「拡張機能」を搭載しています。
広告の表示・非表示を設定できるものや、カーソルを合わせるだけで意味が分からない単語を和訳してくれるものなど、ニーズに即した拡張機能が見つかります。
「Chromeリモートデスクトップ」という機能を使えば、自宅など離れた場所にあるPCを、別の端末から遠隔操作することも可能です。
このように、ユーザーにとっては非常に便利なブラウザなので、Chromeは世界中のユーザーに利用されています。
もちろん、これからご紹介するGoogleの無料アプリとも相性が良いので、まだ自社でChromeを利用していないのであれば、PC等へのダウンロードをおすすめします。
Googleが提供するサービスは多数存在しているので、ビジネスで利用するアプリを選ぶなら、どんな用途にアプリを利用したいのか、よく考えて導入することが大切です。
以下、業務効率化という観点から、特におすすめできるGoogleの無料アプリをご紹介します。
Googleによる無料オンラインストレージのことで、文書・画像・音楽・動画といった各種データをクラウドに保存できます。
Web上にデータを保存する機能を活かして、複数のデバイスからのアクセス、複数人とのデータ共有が可能です。
また、ドライブ内では、直接データ作成・編集をすることができます。
Googleドライブをうまく利用することで、アクセスできるメンバー同士で連絡を取り合いながら、離れた場所でもデータの作成・更新が進められます。
Googleが提供するフリーメールサービスで、世界最大規模のサービスと言ってもよいほど普及しています。
大手携帯電話キャリアのキャリアメールとは違い、MVNOなどを使用している人でも気軽に利用できますし、PC・タブレット・スマートフォンなど媒体も問いません。
基本的にアカウントを持つだけで利用できるので、1人で複数のアドレスが持てるのも魅力です。
データの暗号化や2段階認証機能など、強固なセキュリティが備わっているのも安心できるポイントです。
Googleが提供するビデオ会議サービスで、過去には「Googleハングアウト」という名称で知られていました。
Webブラウザ上で会議を行うことができ、専用のアプリをインストールする必要がありません。
Googleカレンダー機能を使い、グループ指定を行うことで、メンバー全員を招待できます。
Gmailの画面上から、すぐに会議を開始できるという高連携も、使い勝手の良さにつながっています。
いわゆる「Excel」のような表計算ソフトのGoogle版で、セルを活用したデータ入力・管理などに用いられます。
複数人で同時に共有・編集が可能なため、Excelに比べて効率的な更新が可能ですし、Excelとの互換性もあります。
Excelと違い、あらかじめPCにソフトウェアをダウンロードする必要がなく、データはリアルタイムで自動保存されます。
リアルタイムで「誰が」・「どの部分を」編集しているのか表示する機能もあり、必要があれば他の共同作業者とチャットでやり取りができます。
こちらは「Word」のGoogle版に近いイメージで、オンラインで文書作成ができるアプリです。
Wordとの互換性があり、Windows・Macを問わずOSを気にせずに編集でき、スマートフォンからの作業もできます。
Googleスプレッドシートと同様に、同時編集が可能なため、ファイルを集約して管理できます。
コメント機能など、修正や加筆等を指示・依頼する際に使用できる機能も充実しています。
「PowerPoint」で作成できるようなスライドが作れるアプリで、PowerPointとの互換性もあるアプリです。
スプレッドシート・ドキュメント同様、オンラインでの作成が可能です。
同時編集機能があるため、プレゼンが重要なシーンでは、スプレッドシート・ドキュメント以上に重宝するかもしれません。
コメントを通して、作業をスムーズに進められる機能もあります。
画像ファイルを管理できるアプリで、多くの人にとっては、プライベートで利用されるイメージが多いかもしれません。
ただ、ビジネスにも応用が利き、会議で使用したホワイトボードの保存や、報告書への写真添付などに使えます。
写真をリアルタイムで共有できるので、現場にいるスタッフがアップした画像データによって、状況を確認することもできます。
その他、QRコード読み取り、複数の画像を分類するアルバム機能などが搭載されています。
Googleが提供する地図サービスで、地域情報も検索できます。
リアルタイムの交通情報や、目的地までのナビゲート機能があるので、移動時に活躍します。
ビジネスの観点から重要な機能としては、Googleマイビジネスというサービスに登録して、ユーザーに自分のお店・サービスを見てもらう使い方があげられます。
良い口コミを投稿してもらえれば、ユーザーからも「評価の高い店・サービス」だと思われる確率が高くなるため、集客にも活用できるアプリと言えるでしょう。
Googleのスケジュール管理ツールで、これまでに登場したアプリのいくつかとは、密に連携することができます。
定期的な予定の追加、他の社員とのスケジュール共有など、幅広い使い方が可能です。
会議へのリンクを追加したり、他の社員等を招待したりと、誰かのスケジュールに干渉するスタイルの使い方もできます。
ファイルの添付やリマインダーなど、便利な機能が盛りだくさんなので、個人事業主にとっても非常に使えるアプリと言えるでしょう。
メモアプリの一種で、メモ・リスト・写真・音声を保存できます。
位置情報にもとづくリマインダーを使えば、例えば「お店に着いたらすぐ買い物リストを表示する」といった設定が可能です。
メモ自体の色を変更して分かりやすくしたり、カテゴリーごとにメモを分けたりする機能もあるため、ビジネス・プライベートを問わず利用できます。
突発的に思い浮かぶアイデア等を、特定のメンバー間で共有するには、使い勝手が良いツールと言えるかもしれません。
その第一歩は、データをGoogleドライブ上に保存し共有するところから始まります。ビジネスで使用しているエクセルファイルがあれば、それを自分のGoogleドライブ上に保管します。マイドライブへ保管されると同時に、エクセルファイルはGoogleスプレッドシートへ自動的に変換されることも見逃してはいけません。スプレッドシートを開き、ファイルの共有化を設定することで、社内では常に最新のデータの確認が可能となります。他には、ワードやパワーポイントも同様に手軽に共有化が図れます。
無料ではありませんが、共有ドライブの利用も視野に入れるべきです。Googleワークスペースのビジネススタンダード以上の契約となりますが、共有ドライブを設定することでファイルの共有範囲が明確になります。プロジェクト毎や部署毎にファイルを共有し管理することで、社内のDX化と業務効率化を推進させることが出来ます。
上記の図のように考えると、共有のイメージがつかみやすいのではないでしょうか。
以上、Googleの無料アプリの種類や、活用シーンについて解説してきました。
企業・事業者が業務効率化を進める上では、高額なシステムの導入は必須ではないものの、何らかの形で社内DX化を進める必要があります。
しかし、限られたリソースでは限界があるため、まずは「コア業務」と「それ以外の業務」を洗い出すため、業務仕分けを進めることが大切です。
オンラインアシスタント“なげっぱ”をご利用いただくことで、DX化推進フォロー・業務仕分けを同時に進められます。
業務効率化・社内体制の改善に十分なリソースを割けずお困りの方は、お気軽にご相談ください。
