オンラインワーカー（オンラインアシスタント）／アウトソーシング／コア業務／経費削減
【目次】
働き方改革が進むにつれて、近年注目を集めている『オンラインワーカー』。時間面・コスト面の無駄を省き、業務の効率化によって生産性向上が期待できることから、大手企業、中小企業、地方企業など様々な企業・業種で続々と導入されています。
そこで今回は、オンラインワーカーを利用するメリット・デメリットや、サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。オンラインワーカーの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください！
オンラインワーカーとは、オンラインでクライアントのバックオフィス業務をサポート・代行するサービスです。経理や人事、秘書業務から事務の雑務までカバーしてくれるサポート業務に加え、デザイン作成や動画作成、WEBサイト関連など専門知識が必要となる業務まで、幅広い仕事を依頼することができます。
リモートワークや新しい働き方の浸透により急成長している市場で、多くの企業がサービス展開をしています。幅広い業務を委託できるものから、専門的な業務のみ扱っているもの、価格帯やサポート体制もそれぞれで異なります。
オンラインワーカーに依頼できることは、基本的には【ノンコア業務】と言われる「収益に直結しない業務」です。
【コア業務】とは、戦略の立案や経営方針の策定・事業の計画検討などのコンサルティングに関わる業務や、集客やアクセスアップなどのマーケティング関連業務などであり、そのサポートをするのが【ノンコア業務】となります。
【ノンコア業務】の範疇とされる業務は、資料作成・データ入力・給与計算などの事務系業務から、WEBサイト修正や画像加工などのWEB系業務、ロゴ作成やSNS投稿まで多岐にわたります。
1日にどれくらいの時間をバックオフィス業務に費やしていますか？収益に直結はしないけれど”やらなければならない”バックオフィス業務は、コア業務に集中したい時の足かせになってしまいます。
そこでオンラインワーカーを活用し、時間的・精神的に無理をして終わらせていたノンコア業務を投げることによって、コア業務に費やす時間を増やすことができます。
業務効率化を達成し、コア業務に専念することにより、企業全体の生産性アップにも繋がりやすくなるでしょう。
オンラインワーカーは人員が必要な時に、その都度ノンコア業務の代行を依頼することができます。そのため、人件費の調整が可能になります。
例えば、繁忙期の業務の負担を減らすために何人か社員を雇用したとします。
当然、人数が多ければ多いほど対応できる業務の範囲も広がるでしょう。
しかし、特に繁忙期と閑散期がはっきりとしている企業では、閑散期に人員が余ってしまう可能性があるのです。
オンラインワーカーは、効率よく人員を確保したい企業にピッタリなサービスなのです。
近年、フルリモートを実施している企業やオフィスを持たない企業、一人社長の企業などの新しい働き方が増加傾向にあります。
実は上記に挙げた新しい働き方を推進する企業こそが、オンラインワーカーを広範囲で活用できるのです。
何故なら、オンラインワーカーは、依頼から納品に至るまですべてオンラインで完結するため、常にオンライン上で仕事を遂行する企業－場所も時間も問わない新しい働き方に、よりマッチするというメリットがあるのです。
インターネットを通じたサービスのため、通信機器や通信環境の整備が必要となります。業務の指示出しは、携帯からチャットツールやビデオ通話を通じてご依頼いただくことができますが、納品物の確認などはPC上で行っていただくことが理想です。
コミュニケーション不足や認識の違いにより、成果物に納得がいかないことが生じる可能性があります。
オンラインワーカーは社員同様、しっかりと細かく指示を出すことがコツになってきます。
そのため、主に以下の5点に注意をして、依頼をする必要があるのです。
オンラインワーカーが対応できない業務のなかには、大きな枠組みが存在します。それは、「オフライン業務」です。
オンラインの強みを生かし、幅広い業務に対応が可能であるのがオンラインワーカーですが、その特性ゆえに、取引先への訪問などのオフライン業務に対応していないサービスが殆どです。
ただし、発送作業などの一部オフライン業務に対応が可能な場合があるので、しっかりと確認をしましょう。
現在依頼したいと考えている業務はもちろん、今後依頼をしたい業務に関しても対応が可能かを確認することが理想的です。
オンラインワーカー業者の複数利用は、業務が煩雑になり、コストが余分にかかってしまう可能性があるので、利用するオンラインワーカーはなるべく一つに絞ることをおすすめします。
更に、対応できる業務範囲が広くても、業務によっては値段が上がってしまう企業もあるので、従量制か定額制、どちらがより会社に合うかどうかを見極める必要があります。
オンラインワーカーにもチーム体制で業務を請け負うサービスと、1人のワーカーを専属アシスタントにつけるサービスの2種類があります。
チーム体制のサポートの場合、専属のディレクター1名がクライアントと業務内容の確認を行い、その業務に最適なワーカーに仕事を割り振る形で作業が進みます。
業務内容に最適化されたチーム体制で業務を遂行することで、高いクオリティの成果物を納品することができます。
オンライン上で社内の情報をやりとりするということで、セキュリティ面の確認は必須です。情報漏洩を防ぐためにも、秘密保持契約を締結するかしっかり確認を行いましょう。
また、運営会社の特色を把握することもおすすめです。どの様な事業を行っている会社で、設立して何年目の会社なのか、企業情報のリサーチもできるとより良いでしょう。
契約期間や違約金、時間繰越制度の有無についてもしっかりと確認しましょう。
例えば、最低契約期間が定められている場合はいかなる事情があろうとも、途中で解約することが出来ません。また、月額基本料金は安価であっても、解約時に違約金が発生する等、様々な料金体系があります。
また、契約期間や料金にばかり注目しがちですが、契約後に重要になるのが『時間繰越制度』の存在です。これは、1ヶ月間で使いきれなかった時間を翌月に繰り越すことができる制度のことです。
繁忙期など、その都度業務を依頼できるオンラインワーカーですが、1ヶ月間に決められた時間を使いきれないと、時間もお金も浪費することになるのです。
したがって、オンラインワーカーを選ぶ際には、『時間繰越制度』の有無もチェックすると良いでしょう。
オンラインワーカーサービスを展開する企業だけでなく、サービスを上手く利用して業務の効率化を図っている企業も年々増加しています。サービスをよく見極めて利用し、企業成長へと繋げていきましょう。
また、当コラムを掲載している”なげっぱ”は、上記で説明した特徴（以下6つ）を兼ね備えたオンラインワーカーです。
「来月、忙しくなりそうだなあ…」、「本当にやりたい仕事に手が付けられないなあ…」などとお悩みの方は、業務仕分けによるノンコア業務の抽出も得意とするオンラインワーカーなげっぱ®の導入を、是非この機会にご検討ください。
