業務効率化／業務整理／タスク管理
【目次】
「毎日こなす雑務がとにかく多い」
「人手が足りなくて困っている」
このような悩みを抱えていませんか？
秘書業務のオンラインアシスタントのアウトソーシングは、今まさに業務を円滑に進めたいと考えている方にピッタリのサービスです。
今回は、オンライン秘書の特徴や主な業務内容、サービスを利用するメリット、実際にサービスを利用する時のチェックポイントなどを詳しくご紹介していきます。
オンライン秘書業務とは、対面ではなくリモートで経営者や社員の業務をサポートしてもらうサービスのこと。
少数精鋭の企業の経営者や個人事業主、フリーランスで活動している方などは、事務作業や営業、宣伝などを自分でおこなわなければならないため、業務も多岐に渡り、タスクが多くなりやすい傾向があります。
中には、「事務作業に追われて、肝心な売上に繋がる業務を進めることができない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
秘書業務のアウトソーシングを利用すれば、このような事務作業や営業アシスタントなどを依頼できるので、より効率的に業務を進めることができます。
それでは、アウトソーシングできる秘書業務を詳しくご紹介していきます。
案内状などの文書や見積書、注文書の作成といった、一般的な業務に必要な事務作業です。
日々の仕分けや決算書、経理清算、事業計画書など、経理に関わる事務も秘書業務のアウトソーシングに依頼できます。
求人広告の依頼や求人募集に関する資料作成、セミナー会場の手配、セミナーで配布する資料の作成など、直接的な人事の業務は行いませんが、サポート役としての業務を依頼することができます。
顧客や取引先からの電話対応を行う業務です。答えられる内容であればその場で対応し、必要な場合は経営者や社員への伝達を行います。
経営者や社員のスケジュール管理やアポイントメントの調整、出張する際の交通機関の確認、チケット手配、ホテルなどの予約、会食をする場合は飲食店のリサーチや予約などを行います。また、会議や打ち合わせに使用する資料や議事録の作成、メール対応全般にも対応してくれます。
オンライン上のサービスのため、対面での営業ではありませんが、名刺のデータ入力や営業先で使う企画書や提案書の作成、分析業務などを依頼することができます。営業ありきで事業展開をしている方にはピッタリのサービスだといえるでしょう。
現在は、インスタグラムやツイッターといったSNSを活用して集客や宣伝を行う企業が増えています。オンライン秘書のアウトソーシングの中には、各SNSの投稿やコメント、問い合わせへの返信、ブログの作成と投稿などを行ってくれるところもあるのでWebでの集客、宣伝に力を入れている方は活用してみると良いでしょう。
現在はWebデザイナーが行うようなロゴデザインやバナー作成を請け負ってくれるサービスもあります。一般的な事務作業に加え、専門性の高い業務も依頼したい場合は、これらの業務に対応している秘書のアウトソーシングがおすすめです。
ここからは、オンライン秘書を依頼するメリットについて、詳しくご紹介していきます。
オンラインで任せられる事務作業などを任せれば、より重要な業務に集中して臨むことができます。
また、少人数で経営している場合は、社員が休養や急病すると業務が滞る可能性もありますが、オンライン秘書ならチーム制で対応してくれるので、退職などで業務が滞る…といったこともなく、業務を円滑に進めることができます。
オンライン秘書のアウトソーシングの中には、専門性が高い業務を依頼できることもあります。
自分が苦手な分野の業務なども、専門性が高いオンライン秘書になら安心して任せられるほか、業務全体の効率化にも繋がります。
秘書業務を行う人材を雇う場合、給与のほかに福利厚生や交通費など、多くの費用が発生します。事業内容によっては、閑散期と繁忙期の売上の差が大きく、継続的に人を雇うのが難しいこともあるでしょう。
オンライン秘書サービスを利用すれば、福利厚生や交通費と言った費用が発生しないだけではなく、閑散期は契約を解除することも可能なので、費用を抑えることができます。
では、実際に秘書業務をアウトソーシングしたいと思った場合、どのような点をチェックして選べば良いのでしょうか？主なチェックポイントを詳しくご紹介していきます。
まずチェックしたいポイントの1つ目は、対応できる業務の幅です。
秘書業務をアウトソーシングしている会社によっては、1つの業務のみにしか対応していないこともあるので、任せたい業務が複数ある場合は、サービスの担当者に希望の業務の対応が可能かどうか確認しましょう。
事務業務のほか、広告運用業務やデザイン系の業務など、より専門的な業務を任せたいという場合は、これまで請け負った業務の実績などを聞いて、スキルを確認するのもおすすめです。
秘書業務をアウトソーシングする場合、外部に社内の情報を伝えるため、情報漏洩のリスクを心配される方も多いのではないでしょうか？
当然、秘書業務をアウトソーシングする場合、社内の情報を外部の人間と共有することになります。セキュリティ対策が万全ではない会社にアウトソーシングを依頼した場合、大事なデータの漏洩や紛失に繋がるため、気になるサービスがあれば、具体的にどのようなセキュリティ対策を講じているのかを確認しましょう。
また、会社のセキュリティ対策だけではなく、業務を行うオンライン秘書の意識も重要です。データの扱いや受け渡し方法などを事前にしっかり確認したり、秘密保持契約書を結ぶなど、情報漏洩対策を行うようにしましょう。
秘書業務のアウトソーシングを考えている方の中には、「繁忙期だけ依頼をしたい」という方もいるのではないでしょうか？
ですが、秘書業務には、最低契約年数などの期間が設けられている場合もあるので注意が必要です。希望している期間に対応してもらえるかどうかも、大事なチェックポイントといえるでしょう。
また、繁忙期の契約プランはそのまま閑散期に入っても続けなければならないのか、閑散期で使わなかった時間は繰越可能なのか？という点もあらかじめ確認しておくと安心です。
秘書業務をアウトソーシングすることで、一般的な業務で発生するルーティンの業務を任せることができ、経営者や社員は売上に直結する業務により集中して取り組むことができます。
