業務効率化／業務整理／タスク管理
【目次】
＜はじめに＞
アルファベットの略語は、日本人には何のことを言っているのか、よくわからないものも多いですよね。
例えば「SaaS」という単語は、英語の「Software as a Service」の略称ですが、意味や具体的なサービスについて知らない人は、まだまだ多いかもしれません。
実は、SaaSに該当するサービスの中には、新型コロナ禍の影響もあって急速に普及しているものも数多く存在します。
この記事では、なかなか今さら聞きにくい略語の一つ・SaaSについて、わかりやすく解説します。
SaaSとは、日本語の意味合いでいうと、
のことを指します。
ソフトウェアに関しては、アカウントごとに提供される仕組みとなっていて、オフィスのほか自宅・外出先からアクセスできます。
また、PC以外の端末でも、アカウントが同じであれば、サービスを利用可能です。
搭載されている機能によっては、ドキュメント編集機能・ストレージ機能などを使い、複数のチーム・ユーザーによるデータ管理や編集を進められます。
PCにソフトウェアをダウンロードする方法に比べると、ファイルの共有と同時編集ができる機能は、より柔軟な働き方を実現することに貢献しています。
なお、似たような意味合いの略語としては、以下のようなものがあげられます。
SaaSを自社で導入することには、ソフトウェアをPCまたは会社単位で購入・インストールする場合に比べて、どのような利点があるのでしょうか。
以下、一般企業への導入を想定して、SaaS導入におけるメリット・デメリットについて解説します。
一般企業がSaaSを導入するメリットとしては、以下のようなものがあげられます。
インターネット上で導入・利用できるSaaSは、自社の一つひとつの端末にソフトウェアをインストールする手間が発生しないので、インターネット環境さえ整っていればスピーディーに導入できます。
また、パッケージ版に比べると、導入コスト（初期費用）は総じて安く抑えられる傾向にあるため、企業規模や予算を問わず導入できるメリットがあり、コストダウンにもつながります。
多くのSaaSは、月額制などの仕組みを採用しているため、ランニングコストがいくらになるのかイメージしやすいのもありがたいところです。
また、クラウド上で展開されているSaaSを利用することによって、時と場所を選ばずにスタッフが仕事を進められます。
こういったシステムを、自社で独自に開発すればコストがかさみますし、新しいバージョンを毎年インストールするのも大変な作業です。
その点、SaaSのバージョンアップはソフトウェアの提供側が対応してくれますから、自社における運用・管理面での負担も最小限で済むはずです。
SaaSの導入にはたくさんのメリットがある一方で、以下のようなデメリットも無視できません。
たくさんのユーザーに利用してもらうことを想定しているSaaSでは、個々のクライアントの都合でサービスをカスタマイズ・改善するのが難しい傾向にあります。
基本的に、提供側で用意しているサービス以外は利用できないため、いくら予算に限りがあっても、自社の体制にフィットしないサービスは導入できないものと考えてよいでしょう。
また、新機能のリリース・システムのメンテナンスに関しては提供側の都合で行われるため、使用しているタイミングによっては利用が制限される場合があります。
自社のセキュリティ体制によっては、アクセス制限によってサービスを利用できない可能性があり、その場合はセキュリティのレベルを下げることも検討しなければなりません。
長期にわたりサービスを利用し続けると、仮にそのSaaSがサービス提供を終了した場合、別会社のサービスに移行するのは大変でしょう。
SaaSを導入する際は、このようなデメリットに関しても頭に入れた上で、導入を検討したいところです。
自社で目的に応じたSaaSを導入すると、営業活動やバックオフィス業務の効率化に効果的です。
以下、SaaS導入でできることの代表例をまとめました。
SaaSについて、大まかなことは理解できたものの、実際にどのような形で自社の業務に応用すべきかお悩みの方も多いと思います。
そこでおすすめしたいのが、ビジネスチャットの活用です。
ビジネスチャットツールを使えば、PCはもちろん、スマホを使って外出先で迅速にメッセージのやり取りができ、リアルタイムでの連絡がスムーズになります。
また、複数人で相互に連絡を取れるため、連携が必要なメンバー全員に必要事項を伝えられます。
デジタルファイルの添付や共有もしやすく、過去のやり取りを確認したければ、検索機能を使って昔のメッセージをチェックすることもできます。
しかも、導入のハードルは低めなので、業務効率化の第一歩としてチャレンジしやすいツールといえます。
これからチャットツールを導入しようと考えているなら、検討しておきたいのが「チャットワーク」です。
国内利用者数No.1、継続率99％というチャットツールで、導入企業数は37万社を超えます。
導入企業数が多いので、それだけ社外の取引先ともやり取りしやすくなることが予想されます。
日本で設計・開発されたツールのため、導入・運用・定着の支援、技術的なサポートに関しても、国内のスタッフが担当してくれます。
これまでチャットツールの導入経験がなく、新しくツールの導入を検討しているなら、まずはチャットワークを検討してみてはいかがでしょうか。
以上、SaaSの概要やメリット・デメリット、代表例についてご紹介してきました。
SaaSを活用して、さらに自社の経費削減・業務効率化につなげたいなら、チャットワークを導入した後で“オンラインアシスタント なげっぱ”を利用する方法があります。
なげっぱを活用することで、例えばバックオフィス業務を任せられる人材が近くにいなくても、チャットワークを介して業務委託ができます。
固定スタッフを雇うことなく、所定の時間だけ仕事を任せることで、経費削減と業務効率化を同時に実現可能です。
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