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業務効率化/業務整理/タスク管理

SaaSとは何かわかりやすく解説|代表例・メリット・デメリットについても紹介

SaaSとは何かわかりやすく解説|代表例・メリット・デメリットについても紹介

SaaSとは何かわかりやすく解説|代表例・メリット・デメリットについても紹介

【目次】

  1. SaaSとは
  2. SaaSのメリットとデメリット
    1. SaaSを導入するメリット
    2. SaaSを導入するデメリット
  3. 「SaaSでできること」の代表例一覧
    1. 初めてのSaaS、ここから始めてみませんか?
      • 初めてのSaaSは、チャットツールがおすすめ
    2. まとめ

    <はじめに>
    アルファベットの略語は、日本人には何のことを言っているのか、よくわからないものも多いですよね。
    例えば「SaaS」という単語は、英語の「Software as a Service」の略称ですが、意味や具体的なサービスについて知らない人は、まだまだ多いかもしれません。

    実は、SaaSに該当するサービスの中には、新型コロナ禍の影響もあって急速に普及しているものも数多く存在します。
    この記事では、なかなか今さら聞きにくい略語の一つ・SaaSについて、わかりやすく解説します。

     

    1. SaaSとは

    SaaSとは、日本語の意味合いでいうと、

    1. Web(インターネット)上で
    2. サービスを提供している
    3. ソフトウェア

    のことを指します。

    ソフトウェアに関しては、アカウントごとに提供される仕組みとなっていて、オフィスのほか自宅・外出先からアクセスできます。
    また、PC以外の端末でも、アカウントが同じであれば、サービスを利用可能です。

    搭載されている機能によっては、ドキュメント編集機能・ストレージ機能などを使い、複数のチーム・ユーザーによるデータ管理や編集を進められます。
    PCにソフトウェアをダウンロードする方法に比べると、ファイルの共有と同時編集ができる機能は、より柔軟な働き方を実現することに貢献しています。

    なお、似たような意味合いの略語としては、以下のようなものがあげられます。

     

    2. SaaSのメリットとデメリット

    SaaSを自社で導入することには、ソフトウェアをPCまたは会社単位で購入・インストールする場合に比べて、どのような利点があるのでしょうか。
    以下、一般企業への導入を想定して、SaaS導入におけるメリット・デメリットについて解説します。

    1:SaaSを導入するメリット

    一般企業がSaaSを導入するメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

    • 素早く導入できる
    • 導入コスト・ランニングコストが安い
    • スタッフのアクセシビリティ(利用のしやすさ)が高まる
    • システムを運用する手間が省ける

    インターネット上で導入・利用できるSaaSは、自社の一つひとつの端末にソフトウェアをインストールする手間が発生しないので、インターネット環境さえ整っていればスピーディーに導入できます。
    また、パッケージ版に比べると、導入コスト(初期費用)は総じて安く抑えられる傾向にあるため、企業規模や予算を問わず導入できるメリットがあり、コストダウンにもつながります。

    多くのSaaSは、月額制などの仕組みを採用しているため、ランニングコストがいくらになるのかイメージしやすいのもありがたいところです。
    また、クラウド上で展開されているSaaSを利用することによって、時と場所を選ばずにスタッフが仕事を進められます。

    こういったシステムを、自社で独自に開発すればコストがかさみますし、新しいバージョンを毎年インストールするのも大変な作業です。
    その点、SaaSのバージョンアップはソフトウェアの提供側が対応してくれますから、自社における運用・管理面での負担も最小限で済むはずです。

     

    2:SaaSを導入するデメリット

    SaaSの導入にはたくさんのメリットがある一方で、以下のようなデメリットも無視できません。

    • 自由にカスタマイズするのは難しい
    • 提供側の都合で利用が制限されるタイミングがある
    • セキュリティ面での不安が生じる
    • 他社サービスまたは別サービスへの移行が難しくなる

    たくさんのユーザーに利用してもらうことを想定しているSaaSでは、個々のクライアントの都合でサービスをカスタマイズ・改善するのが難しい傾向にあります。
    基本的に、提供側で用意しているサービス以外は利用できないため、いくら予算に限りがあっても、自社の体制にフィットしないサービスは導入できないものと考えてよいでしょう。

    また、新機能のリリース・システムのメンテナンスに関しては提供側の都合で行われるため、使用しているタイミングによっては利用が制限される場合があります。
    自社のセキュリティ体制によっては、アクセス制限によってサービスを利用できない可能性があり、その場合はセキュリティのレベルを下げることも検討しなければなりません。

    長期にわたりサービスを利用し続けると、仮にそのSaaSがサービス提供を終了した場合、別会社のサービスに移行するのは大変でしょう。
    SaaSを導入する際は、このようなデメリットに関しても頭に入れた上で、導入を検討したいところです。

    3.「SaaSでできること」の代表例一覧

    自社で目的に応じたSaaSを導入すると、営業活動やバックオフィス業務の効率化に効果的です。
    以下、SaaS導入でできることの代表例をまとめました。

     

    4.初めてのSaaS、ここから始めてみませんか?

    SaaSについて、大まかなことは理解できたものの、実際にどのような形で自社の業務に応用すべきかお悩みの方も多いと思います。
    そこでおすすめしたいのが、ビジネスチャットの活用です。

    ビジネスチャットツールを使えば、PCはもちろん、スマホを使って外出先で迅速にメッセージのやり取りができ、リアルタイムでの連絡がスムーズになります。
    また、複数人で相互に連絡を取れるため、連携が必要なメンバー全員に必要事項を伝えられます。

    デジタルファイルの添付や共有もしやすく、過去のやり取りを確認したければ、検索機能を使って昔のメッセージをチェックすることもできます。
    しかも、導入のハードルは低めなので、業務効率化の第一歩としてチャレンジしやすいツールといえます。

    初めてチャットツールを導入するなら「チャットワーク」がおすすめ!

    これからチャットツールを導入しようと考えているなら、検討しておきたいのが「チャットワーク」です。
    国内利用者数No.1、継続率99%というチャットツールで、導入企業数は37万社を超えます。

    導入企業数が多いので、それだけ社外の取引先ともやり取りしやすくなることが予想されます。
    日本で設計・開発されたツールのため、導入・運用・定着の支援、技術的なサポートに関しても、国内のスタッフが担当してくれます。
    これまでチャットツールの導入経験がなく、新しくツールの導入を検討しているなら、まずはチャットワークを検討してみてはいかがでしょうか。

    5.まとめ

    以上、SaaSの概要やメリット・デメリット、代表例についてご紹介してきました。
    SaaSを活用して、さらに自社の経費削減・業務効率化につなげたいなら、チャットワークを導入した後で“オンラインアシスタント なげっぱ”を利用する方法があります。

    なげっぱを活用することで、例えばバックオフィス業務を任せられる人材が近くにいなくても、チャットワークを介して業務委託ができます。
    固定スタッフを雇うことなく、所定の時間だけ仕事を任せることで、経費削減と業務効率化を同時に実現可能です。

    バックオフィス人材の確保に悩んでいる経営者様・企業担当者様は、お気軽にご相談ください。

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