業務効率化／業務整理
【目次】
事務作業や経理、広告業務などをオンラインで委託できる「オンラインアシスタント」
フルタイムの人員を採用しなくても、必要な業務をしてもらうことができるため、予算を抑えられるほか、効率的に業務を行うことができます。
ですが、円滑に業務を進めていくためには、意思疎通はもちろん、オンラインアシスタントが働きやすい環境を整えることも大切です。
今回は、オンラインアシスタントを検討している方、もしくは外注を検討している方に向けて、業務整理や指示出しのコツについて詳しくご紹介していきます。
社員やアルバイトを雇った場合、給与だけではなく、福利厚生や交通費といった費用も発生します。
一方、オンラインアシスタントはリモート上の業務を依頼できるサービスで、繁忙期だけ業務を依頼することもできます。 そのため、一般的な採用以上に人件費などのコストが発生しません。
オンラインアシスタントが担当する業務は、一般事務や営業事務、経理、販促や集客につながる宣伝など幅広く、スキルを持った人材に依頼できるので、即戦力としても期待できます。
また、オンラインアシスタントはチーム制となっているので、退職や休職で業務が滞る心配もありません。幅広い業務に対応できるオンラインアシスタントを活用すれば、経営者や社員は売上に繋がる仕事をより効率的に行えるようになります。
オンラインアシスタントの導入前は、スムーズに業務に慣れてもらうためにも、現状の業務をある程度整理しておく必要があります。具体的な方法を詳しく見ていきましょう。
まずは現状の業務の棚卸です。
紙やパソコンに、現在社員が行っている日常的な業務を書き出してみてください。
業務を書き出したら、「オンラインアシスタントに任せる業務」と「自分たちが行う業務」に分けて考えて、依頼する業務内容を明確にしていきましょう。
棚卸して依頼したい業務が定まったら、それをリスト化しましょう。
リストはペライチの紙などに、簡潔にわかりやすく作るのがおすすめです。
リスト化するメリットは、オンラインアシスタント自身が、これから自分が行う業務を可視化できるということ。口頭で伝えるよりリスト化した方が理解しやすいですし、業務そのもののイメージもしてもらいやすくなります。
リスト化が完了したら、依頼予定の業務内容に目を通し、どれを優先的に行ってもらうか検討しましょう。
この時に考えるポイントは、「依頼することで、業務の負担が最も減るものは何か？」という点。これに当てはまる業務を依頼することで、現状の業務をより効率化できます。
優先順位をつけることは、オンラインアシスタントにとってもメリットがあります。
取り掛かるべき仕事の優先度がわかれば迷うことなく業務を進められますし、時間配分などを意識しながら業務をしやすくなります。
続いて、実際に業務がスタートした後、オンラインアシスタントへどのように指示を出せば良いのか、指示出しのコツをご紹介します。
忙しい時や時間がない時は、ついやって欲しい業務だけを伝えてしまいがちですよね？
ですが、オンラインアシスタントからすると依頼業務の背景や目的がわからないと業務の優先度が掴みにくく、どの水準までやれば良いのか判断が難しくなります。
背景をきちんと伝えることは、オンラインアシスタントの仕事力を総合的に高めることにも繋がるので、業務の背景も合わせて伝えるようにしましょう。
依頼する業務は、「イメージ」を用意しておくのがおすすめです。
書類作成などを依頼する場合は、過去に似たような文体で作成した資料を参考用に送ったり、業務の指示書に「（例）○○」と記載するなど、業務内容がイメージしやすいよう工夫しましょう。
業務を進める上で参考になりそうな画像やイラスト、表などがあればそちらも送るようにしてください。
続いてのポイントは、「業務のボリュームを明確にすること」です。
依頼したばかりの時は、業務にかかる時間がオンラインアシスタント自身もわからないので、業務のボリュームに加え、時間の目安も伝えておくのがおすすめです。例えば、
・「資料2ページ分のデータをパソコンに入力」…30分
・「HP用のブログを1,500字で執筆」…1時間30分
・「採用セミナー用の資料作成（10ページ）」…3時間
このような形で指示を出しましょう。
業務に時間がかかったり、進捗が良くない場合は、こまめにアドバイスを行ったり、より円滑に進めてもらうために依頼主側ができる工夫はないか、考えてみてください。
オンラインアシスタントに依頼する時は、作業手順を整理して伝えておくのがおすすめです。こちらは複雑な業務ではない限り、箇条書きでシンプルに伝えた方がわかりやすいでしょう。
作業手順を明確にしてルーティン化していけば、指示なしでも作業を進めてもらうことも可能です。早く業務に慣れてもらうためにも、作業手順はわかりやすく伝えましょう。
中には「オンラインアシスタントに依頼したけど、うまく活用できなくて困っている」という方もいるかもしれません。ここからは、そんな時の対処法について詳しく解説していきます。
「うまく活用できない」と思った時は、まずミーティングなどを組んで、意思疎通の機会を増やしましょう。依頼主は、オンラインアシスタントに期待している業務内容などをわかりやすく伝えることが大切です。
また、ミーティングでは業務そのものの不明点や疑問点がないかなどをヒアリングして、必要なら依頼する業務内容を見直したり、伝え方を工夫してみてください。ミーティングは定期的に行うことで、お互いの信頼関係を深められますし、不明点などをその都度解消できるので、業務の円滑化にも繋がります。
作業手順がうまく伝わっていないと感じる場合は、文書のみの指示ではなく、イメージしやすい動画を活用して指示を出すのもおすすめです。Zoomのビデオ録画機能を使えば簡単に動画を送ることができます。
また、オンラインアシスタントに関係する業務の打ち合わせをZoomで行った場合は、その打ち合わせ内容を録画して共有するのもおすすめ。打ち合わせなどを視聴すれば業務の背景もわかり、より円滑に業務を進められるようになるでしょう。
不明点や疑問点をミーティングで聞くのも良いですが、ちょっとした不明点などはこまめにメッセージで確認してみるのもおすすめです。
「この業務で何か困ってないかな？」と思った時は、「今○○の業務されてますよね？作業で何かわからないことはありませんか？」など、ショートメールで連絡を取ってみましょう。
Gmailなどはつい文字数が長くなりがちですが、LINEなどを活用した短いメッセージなら、気になった時にこまめにやり取りできます。こちらもぜひ活用してみてください。
オンラインアシスタントに業務を依頼するのは便利な反面、大変だと感じることもあるかもしれません。ですが、依頼すべき業務を整理して、優先順位をつけることで、今以上の業務効率化が期待できます。
