1．はじめに

オフィスワークに欠かせない表計算ソフトと聞いて、多くの人が思い浮かべるのは、おそらくMS Officeの「Excel（エクセル）」ではないでしょうか。
2000年問題を乗り越えてから20年以上経過した後も、Excelは様々な職種・分野で活用されていますが、複数人でのシート共有・更新ができないなどの弱点もあります。

こういったExcelの弱点をカバーできるのが、Googleが提供するクラウド型アプリ「Googleスプレッドシート」ですが、筋金入りのオフィスワーカーでも“意外と”使ったことがない人が多かったりします。
この記事では、今さら聞けないGoogleスプレッドシートの使い方について、Excelとの互換性・便利機能にも触れつつ詳細を解説します。

2．Googleスプレッドシートと使い方の基礎知識

Googleスプレッドシートは、ユーザーの間では「スプレッドシート」や「スプシ」などの略称で呼ばれるほど親しまれている一方、職場によっては一度も使ったことがないという人も珍しくありません。
しかし、オフィスワーク・リモートワークにおいてデータをやり取りする場合など、Googleスプレッドシートの使い勝手が非常に良い場面も多く見られます。

現在Googleスプレッドシートを職場等で利用する機会がない方も、以下にお伝えする基礎知識を頭に入れておくことをおすすめします。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、Googleがクラウドサービスとして提供している表計算ソフトで、PCにインストールすることなく表計算が可能です。
Googleが提供するサービスを利用している方は多いと思いますが、例えばGmailやGoogleドキュメントのようなサービスと同様、Googleアカウントを持っている人は無料で利用できます。

Googleスプレッドシートには、表計算ソフトとしての基本的な機能が備わっており、セルに数字を入力するだけでなく、所定の関数を入力して値を計算する使い方もできます。
ブラウザを介して動くことから、Excelのようにソフトウェアをインストールする必要がなく、OSの違いを気にせずデータの入力や編集が可能です。

スマートフォンからの利用もでき、データ閲覧・数値入力などのかんたんな操作は問題ありません。
このように、Googleスプレッドシートの魅力はその「使い勝手」にあり、ビジネスパーソンが使い方を覚える価値は十分あります。

GoogleスプレッドシートとExcelの関係

BtoBサービスの比較メディアUtillyが2022年5月に行った、表計算ソフトの利用状況に関するアンケート調査によると、表計算ソフトを使っている75.5％の人が、Microsoft Excelインストール版のユーザーであるという結果が出ています。
このことから、日本における表計算ソフトのシェアは、今なおExcelが圧倒的であるものと推察されます。

ユーザーが多い分、Excelに関するテクニックなどを紹介している書籍も豊富なので、Excelは初心者が表計算ソフトに触れる上では情報量が多く、操作を学びやすいでしょう。
しかし、Googleスプレッドシートは、Excelに比べて難しい操作を要求するわけではなく、むしろ操作や入力に関してはExcelに類似している部分も多く見られます。

具体的には、セルにデータを入力すること、グラフを作成すること、基本的な関数を入力することなど、Excelと同等の機能が使えます。
もちろん、それぞれ別々の表計算ソフトなので、詳細に関しては違いが見られるものの、基本的には同じような操作感で利用できるはずです。

3．Googleスプレッドシートのメリット・デメリット

Googleスプレッドシートは、Excelにはない多くの機能が搭載されている一方で、クラウド型ならではの制限もあります。
以下、Googleスプレッドシートのメリット・デメリットについてご紹介します。

Googleスプレッドシートを利用するメリット

Googleスプレッドシートを利用するメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

Excelを利用する場合は、所定の料金を支払った上で、端末にインストールする必要があります。
これに対してGoogleスプレッドシートは、基本的な機能を利用するだけなら0円ですから、導入予算を抑えたい場合に有利です。

しかも、Excelファイルとの互換性があるため、例えばオフィスのExcelを自宅環境で編集する場合であっても、Googleドライブにファイルをアップロードすれば編集が可能です。
チーム単位でファイルの編集・更新を行う場合も、Excelファイルのように「それぞれのデータを分散して更新する」手間が発生しないので便利です。

その他、PDF・CSV形式での書き出しにも対応しています。
Googleスプレッドシートは、複数人でのオフィスワークに最も適した表計算ソフトの一つと言えるでしょう。