事務代行／アウトソーシング／人気／経理／SNS／書類作成
【目次】
事務代行とは、企業の事務を代行してくれるサービスのことで、働き方改革の普及とリモートワークの浸透により、利用者が急増しているサービスで、様々な企業がサービスを打ち出しており、どの様な業務を任せられるのか、どの様な業者に依頼をすべきなのか分からない方も多いのではないでしょうか？
本記事では、近年注目を集める事務作業の業務委託（BPO）について詳しく解説し、依頼すべきおすすめ業務もご紹介します！
企業の業務を代行するサービスの一つで、事務処理・人事・総務・経理業務の業務委託をBPO、ITや情報システム関連の業務委託をITO、情報分析などの知的処理の業務委託をKPOと呼びます。
BPOは煩雑な事務業務や専門知識が必要な経理・人事などを手放すことができ、業務の効率化に直結すると人気があります。
経済産業省が実施した調査では「コア業務への集中」「コスト削減」「業務の効率化の向上」の効果があると回答した割合はそれぞれ7割を超え、利用者の満足度は高くなっています。
BPOはアウトソーシング（外注）の一種ですが、委託する期間や業務の対象が異なります。アウトソーシングとBPOとの根源的な違いは、「短期性」であるか「長期性＋専門性」であるかです。
アウトソーシングは、短期で業務を委託するのが特徴です。繁忙期や人手不足など、必要性が生じた際に利用する企業が多いです。対してBPOは、専門性のある業務も含め、長期的に委託することができます。「効率化」や「業務改善」を目的とし、準社員の様な感覚で利用する企業が今後増えていくでしょう。
BPOを導入するメリットは様々です。事務処理をする時間をコア業務に当てられたり、事務職の採用・教育コストがおさえられること、分野ごとに適したスキルを持つ人材に業務を委託できること等が挙げられます。
日本では、「外部委託は人件費削減のために利用するもの」というイメージが強いですが、諸外国ではBPO利用は戦略的な価値を高める手段として業務プロセスの改善やワークフローの効率化のために導入されることが多く、近い将来日本でも戦略的なBPO導入が主流となることが予測されます。
まだBPOの導入に踏み切れていない方へ、おすすめの業務をご紹介します！
経理業務は、お金の管理をはじめ、会社全体を維持管理するために必要な内部の事務手続きや外部機関への申請届出、従業員の管理業務など、さまざまな業務を任されます。
専門知識がなければ処理できないものもあり、企業によっては専業として1名を採用していたりしますが、費用と労働のバランスが難しく、近年ではBPOで解決する企業も増えています。
社会保険や労働基準法などを熟知する必要がある人事業務は、業務の多さに加え、法律の理解と改正に伴う対応がとても大きな負担となります。近年では労務以外にも採用のサポートをしてくれるサービスもあり利用者が増加傾向となっています。
Instagramやtwitter、Tiktok、LINEなどさまざまなSNSが流通している中で、文字数の制限があったり、画像サイズが違ったりと以外と手間がかかるSNS運用。本業が忙しくSNSを更新する時間を確保できない方や、運用方法が分からない方にとって、嬉しいサービスとなっています。
打合せやプレゼンで使用する資料は、デザインが非常に重要とされています。資料の見やすさや訴求ポイントの強調、色味や素材のデザイン等で印象は大きく変わります。同じ商品でもデザイン性のある資料とどことなく見にくい資料だと、成約率まで変わって来ます。資料作成もプロが行うと短時間で進むため、素早く高品質な資料が作れると、依頼する人が増えています。
メール対応には、メール文の作成、メールの受信回答、受信メールのフォルダ分け、メールングリストの管理など、細かい作業が必要になります。メールの代行サービスを利用することで、担当者がおこなう必要のあった多くの作業を手放すことができ、重要なメールのます。
近年では自分で簡単にWEBサイトが作成できる様になりましたが、専門知識がないと細かい部分まで操作ができなかったり、アクセス数が上昇しなかったり、まだまだ苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか。
外部委託であれば、構成やデザインを一緒に考えたり、SEO対策・セキュリティ対策の対応もしてもらえることもあり、BPO委託業務の中でも人気の分野です。
コロナウイルスによる外出自粛がきっかけとなり、動画サイトの利用者が増加したといわれています。スマートフォン所有者の約66%がYouTubeを視聴しているとのこと。自社チャンネルを開設したり、YouTube広告に参入する企業も増え続けています。
本格的な動画制作は編集の技術も必要ですし、数分の動画に何時間も要することも多くあります。
社内で行わなくてはいけないことと、社外に委託した方が効率的なものを明確にすることで、BPOの利用の可能性が広がります。是非一度社内業務の見直しを行い、業務効率化を実現していきましょう！
また、近年さまざまなサービスが出てきておりますので、業者選定を失敗しないよう十分ご注意ください。社内情報を伝えることもあるので、しっかりと検討をし信頼できる企業を見極めたうえで、利用をスタートできると良いでしょう。
BPOとして人気のある「オンラインアシスタント」に関する記事をまとめていますので、業者選定の注意点など是非参考にしてみてください！
https://nageppa.jp/column/onlineassistant_merit/
