人手不足の解消でなげっぱを検討。気軽に始めて活用が進んでいます

グラップ株式会社 様

最初はお試しのような気持ちで始めました。

なげっぱ導入前に抱えていた課題を、教えてください。

人手不足が一つの原因です。我々の業界の話になりますが、印刷業がコロナの大打撃を受けていて名刺やイベントのフライヤー、パンフレットなどを普段作成しているので、コロナ以降はそういった対面のイベントを行う機会が大分減ってしまったこともあって、受注量が一時的に大きく落ち込んだ時期がありました。
緊急事態宣言も始まったり終わったりと波があったので、その度に急に忙しくなったと思ったら、また暇になってという状況がしばらく続いている状況でした。
そのような中で新しい人員を入れたとしても、またすぐ暇になってしまったら経営に負担がかかってしまうし、先が読めない状況でどう業務を続けていくかというのが課題でした。
忙しい時期だけ簡単にアウトソーシングできるサービスがあったら利用したいですよね、という話を社内や税理士の方と話をしていたときに、たまたま御社の広告を拝見したんです。お試しのような気持ちで始めてみて、続けられるようであればやってみようかなと思ったのが最初のきっかけです。

導入するにあたり、不安はありましたか

今までこういったサービスを利用したことがなかったので、そもそも成立するのか不安はありました。ただ我々はコロナ禍以降テレワークの時間が増えた影響もあって、社内のやり取りはSNSのチャットワークやLINEを使用していたので、業務のやりとりをネット上で連絡をとることに慣れていました。
そういったこともあって、なげっぱさんは対面や電話の打ち合わせはなく、チャットワークを用いて業務依頼するかたちだったのでとくに抵抗はなかったです。
社内で慣れていたネット上のやり取りが、外部の方でも通用するか心配ではありました。ただもし駄目であれば今後はもういいかな、という気軽な気持ちで始められました。

今回アウトソーシングされるのは始めてでしょうか？

ほかのアウトソーシングを利用しようと思ったことはありました。ただそのサービスは業務を依頼するときにワーカーさんを探してマッチングさせて、そこから業務説明をしなければならない仕組みでした。それであれば社内で無理して行った方がむしろ楽かな、と思いましたね。。
またどうしても我々の業務は修正が重なることが多く、修正内容も会話のニュアンスで理解し合う部分があるため、そういった関係性で成り立っている業務割合が多くなります。
そういったことから他社のサービスを始めるのはすこし煩わしく思ってしまって、採用には至らなかったですね。

オンラインアシスタントサービスを利用開始するにあたり、どういった点を比較されましたか？

今回導入するときは正直あまり比較していないですね。
こういったサービスがあるというのを広告で拝見して、導入前から知っていました。
ただサイトを確認すると詳しくは営業から、が多くそこではっきりしたことがわからなかったり、予算的にスタート最低金額10万円からとか、最低何ヶ月か契約とか縛りがあるサービスが多く、そこまでは踏み切れない、という壁や敷居の高さを感じてしまっていました。
その点なげっぱさんは非常に明確で分かりやすかったです。また経理業務、デザイン業務、WEB運用業務、などスペシャリストが揃っていて、一般的な事務アシスタントサービスなどと比べると自社業務に近い幅広い業務がお願い出来ると期待し、他社とは違う魅力を感じました。
それが導入のきっかけですね。

今は新たにそのアルバイトさん雇ったりとか、外注の活用は特にされていないですか

もし業務が忙しくなってくれば、今後は固定で従業員を雇うことは考えてはいるんですけれども、コロナがこの2年間アップダウンを繰り返していたので、その先を見越していていうのはなかなかまだ踏ん切りがつかない状況なので、まだまだ様子を見ています。
本当にもうある程度、皆さんの行動様式がもう定着してきてっていう感じだったら、従業員雇ってもいいかと思ってはいるんですけれども、今お願いしてるようなSNSの業務とかは社内でやるよりも、お願いした方がいいと考えてます。

今の流れが結構やりやすいですし、元々私が全部行っていましたので。そういう実際の現場の仕事とかは従業員にやってもらって、そういう全体的なマーケティングとかそういうのを私がメインでやって更新とかもやっていたのです。
ただそういった中でやっぱり私も現場の方やらないといけないっていうと、今までやった業務ができなくなってしまうので。そうなるとSNSなども更新が止まってしまう状況がありました。直接業務に支障があるわけではないんですが、今まで続けてきたのを止めずに、やっぱり一連の流れとしてやっていきたいなっていうのがありまして、今は肩の荷が下りたっていうところですね。

ご依頼いただいてる業務はこれまでは、全て祖師さんの方でやられたということですね

今まではそうですね。全て投稿とか記事とか考えてっていうのは私の方でやっていました

本当に社内のスタッフとやりとりしてるように感じています

なげっぱを導入されてからどのくらい経過されましたか

多分4ヶ月位ですね。まだまだ短いですが、今後も引き続きお願いしていきたいと思います

その期間中課題の業務を弊社の方にご依頼いただいていく中で、祖師様の手が空いた時間は業務に良い影響になっていますか

もちろんSNSを考える等、以外で経営のことも考えなきゃいけないし、お客様からお問い合わせがあるときの対応は一番メインでやらないといけないことなので、そこに集中できるっていう点では、肩の引っかかっていたのは今下ろせたと思っています。
どうしても仕事をしながら、そういうふうに考えたりするのって難しいので。なげっぱさんに頼む前は週末に自分で時間を作ってやったりとか、結局休めずにっていうのがずっと続いていたんです。今はなげっぱさんのおかげで週末も休めるようになったので、そこだけでも本当に私自身の負担は軽くなったかと思います。

ご負担の軽減に繋がりまして、嬉しく思っております。ご依頼をチャットで頂いた際の、弊社のスタッフのスピードはどう感じられていますか。

スピード感に関しては、正直今お願いしてることで納期が厳密なものはほとんどないので、一つが上がってきたらその流れで次のお願いしてという順序にして、あまりスピードに関しては特に考えたことはないですね。
もしスピーディーな仕事の依頼だったら、気にするかもしれないです
今のところはそこに関係ないようなお仕事ばっかりお願いをしているので、満足しています。

ありがとうございます。スタッフの対応に関してはいかがでしょうか

本当に社内のスタッフとやりとりしてるように、疑似的な社員のように感じています。夕方とか夜に依頼をかけても御社が業務をしていないことはわかってるので、翌日の日中とか午後ぐらいに返事があれば、把握してくれていると認識しています。
対応には満足しています。レスポンスや業務スピードは思った以上に早くてとても助かっています

ありがとうございます。スピード重要視されるような業務の内容であれば、柔軟に対応いたしますので、その確認をさせて頂きました

はい、なるべく私としてもその時間に余裕があるお仕事をお願いするようにはしているんです。SNS以外でもエクセルの整理業務をお願いし始めてるんですけども、それも本当に納期が2週間あるとか、本当に余裕があるものはお願いしながらどれぐらいのスピードでやっていただけるかっていうのを、私も手探りしながら判断させて頂いているというところです。

緊急度の高い業務は懸念されるところですね

そうですね、もちろんスピーディーなものもできるようになればそれは非常にありがたいと思っています。でもそれを押し付けちゃうのは、ちょっとオンラインは難しいのかなと私は割り切ってしまっています。
あまり急ぎではなくかつ大変じゃない業務はなげっぱさんに、混み入ったものは社内という振り分けは出来ていますね。

お急ぎの業務もお任せいただけるようサービス拡充してまいります。もしそういった業務依頼がございましたら、ぜひご相談頂ければ幸いです

わかりました。その際ははぜひよろしくお願いいたします。
まだフルでお願いしてるわけではないので、何ができるか、という部分について関係性を作りつつやらせてもらっています。

今後は事例などをもっと頂けると、頼みやすくなりますります

なげっぱを使用するにあたりご要望はございますか

我々もいろいろお願いしたいことはあって、例えばWebの更新や経理業務など。多分、御社の中で出来ることですよね。

メールで「こういうことができます」とか「こういう事例があります」といったものを送って頂いていて、お願いできる内容をそれで把握できているのですが
私が無理にやろうとしてたことを、なげっぱさんにお願いできるんだっていうヒントになるので、そういう事例みたいのがもう少しあると助かります。

WordPressのこの部分を修正したなど、といった事例でもいいですし。
大まかな部分ではなくできるだけ細分化したものがあると、頼みやすいかと思います。なんとなくWeb全般とか広告全般とか、その中で何ができるかってことで考えてしまうので、具体的にこういうことをやりました、のような事例があると、今回このケースでお願いしよう、というのが把握しやすくなります

ありがとうございます。仰る通りの事例があれば、依頼しやすいですね

事例があれば、そういえばこういう業務があったからお願いできるな、という業務がもっと出てくると思うので、あると助かるかなと思います。

ぜひ参考にさせていただきます。これまで使われている中でご不明点や確認する点などありますか

今お願いできてないのが、ホームページ自体の更新をする際に文章の差し替えや表を作ったりする業務です。社内でも少しは触れるのですが、基本は業者さんにお願いしていて、業者さんにお願いするほどじゃないけど直してほしい業務を、なげっぱさんにお願いできればと思っています。
完璧にこういう内容で、という指示がないとお願いできないですよね。そもそもやって頂けるのかっていうところを聞いておきたいです。
メーカーだったりとか、更新であったりとか、ていうのはお願いしちゃって大丈夫ですかね。多分大丈夫なのかなとは思っているのですけど。

ご依頼の内容が明確であれば当社でお受けできます。既存ページ編集でよろしいでしょうか

そうですね。どの辺までやっていただけるのかなと思います。ホームページの、例えば、文章とか写真の差し替えとかの編集は、御社で大丈夫だと思うんですけども、ページを増やすとかですね。例えば問い合わせフォームの項目を直すとか、WordPressの中にある、問い合わせフォームの中のプラグインみたいのを触ったりとかそういう感じになってくると思うんですけど、それができるのかどうかなどです。

内容次第にはなりますが、可能な範囲は大きいかと思います

一度具体的に相談ですね。のびのびになってしまったので、まとまったら手配させていただければと思います。

ぜひご依頼をお待ちしております

本当にいつも素晴らしい、予想以上の記事を上げていただけると皆さんによろしくお伝えください。ちょっと自分じゃできない、ご要望以上の事やっていただけると本当に満足してます。

ありがとうございます。今後もご満足を頂けるよう努めてまいります。
お忙しい中お時間を頂きまして誠にありがとうございました。

さいごに

グラップ株式会社様に、なげっぱを実際にご利用された感想や自社業務との住み分けについて、詳しくお話を伺うことができました！お忙しい中、お時間を確保してくださった祖師様には心から御礼申し上げます。

なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。
導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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