新規事業の運営サポート役として、なげっぱを導入！ 外部委託先をなげっぱ一本化したことにより、依頼がスムーズに。

浅数興産有限会社 様

アシスタント業務の利便性を感じています。

まず浅数興産有限会社様の事業について、教えてください

メインは介護サービスをやっておりまして、広島のほうで３拠点４サービスをやっています。あとよくなげっぱさんにお願いするのが新規事業のほうで、これは横浜市に拠点があるんですけど、介護の必要な方向けのクラフトキットの事業をやっています。

なげっぱを導入する前に抱えていた課題はございましたか

今までメインに展開していた介護サービスの事業に加え、新規事業としてクラフトキットを始めることになったとき、すべての業務量を対応することはやはり困難でした。
介護サービスのスタッフに振ることもできず、社員を採用するほどの業務量でもなかったので、外注というかたちで対応してくれるところを探していたときに、なげっぱさんを知りました。

なげっぱにはどのような業務を依頼されていますか

広島にバックオフィススタッフが正社員1名、パートさん1名いるのですが、その方々だけでは追いつかない名刺やリーフレットなどの、デザイン修正作業をメインにお願いしています。
専門知識が必要な業務もあるので、バックオフィスのスタッフでは、思いのほか時間がかかってしまうんです。以前は、複数の外注先にお願いしていたのですが、この作業はあそこの外注先、この作業はこの外注先と、散らばっていたこともあって、なげっぱさんに依頼するようになってから１本化できたという点で、すごく使いやすくなったなと実感しています。

なげっぱを導入するにあたり、業務の洗い出しは行いましたか？

とくに行っていなくて、都度こういう内容をお願いできますか？とお聞きしながら、対応いただいています。

一本化したことにより、改善された点があればお聞かせください。

1本化したことで、細かい内容をすべてお伝えしなくても、いままでの経緯を理解して対応してくださるので、依頼しやすいです。
新規事業の立ち上げと、介護サービスの新規オープンするタイミングが重なり、なげっぱさんにまとまった依頼をすることが多くなったんです。以前は、毎回依頼先に1から10まで全部説明して対応いただかなければならなかったんですが、なげっぱさんにお願いするときは、ここまでの経緯を分かってくださっているので説明する手間が省けて、依頼がとても楽でした。

オンラインアシスタントは以前からご存知でしたか？知った経緯もあわせてお聞かせください。

はい、以前から知っていました。
コロナ禍でペーパーレス化を進めていたこともあって、いろいろオンラインサービスについて調べていくうちに、様々なサービスがあることを知ることができたんです。
その中の1つが、オンラインアシスタントのなげっぱさんだったんですけど、調べていくと「こんなサービスもあるんだ！じゃあこの作業はお願いできるところがあるな」と心の支えになっています。いざ本当にお願いしなきゃいけない状況になったとき、改めてオンラインアシスタントサービスについて調べて、比較サイトを参考にしながら、なげっぱさんにお願いすることにしたんです。

なげっぱサービスを導入するにあたり、疑問や不安な点はありましたか？

実際に使用したことがなかったので、使い勝手が分からなかったんですけど、無料のお試しキャンペーンもあったので、安心してスタートすることができました。
実は最初のころ、コミュニケーションの行き違いがあって、作業依頼がうまくいかなかったときがありました。そういったときに、営業の方が間に入って交通整理をしてくださったんです。こんな感じだったら、慣れてくれば使いやすくなるかなと思って、続けてみることにしました。

アルバイトさんを雇う選択肢もあったかと思いますが

例えばアルバイトを1人雇うとして、その人に定期的に業務を依頼するとなると、その人が休んでしまった時に困るなというのは思っていて。コロナに罹ることもあるかもしれないし、そのことで業務がストップしてしまうことを何度か経験してきているので、ある程度業務をコンスタントにこなしてくれるような形でアシスタントさんにお願いしたいなというのは思っていました。

オンラインで完結することに、不便さは感じましたか？

広島の社員とは、もともとオンラインでやり取りをしていたので、とくに不安はなかったです。

社内の効率化についてお考えがあれば教えてください。

コロナ禍になって、外注やオンラインのサービスがたくさん出てきているので、積極的に利用することで、少ない人数でも効率化が図れるんじゃないかなと思っています。
なので日頃から、弊社の社員でないと対応できないコアな業務と、そうでない業務はなるべく小分けするよう意識しています。今のスタッフで対応できていることも、状況が変わって難しくなったら、ここの業務は外部に依頼しよう等、常に想定するよう心がけています。

例えば最近だと、社員の外出が増えたので、クラウドPBXというスマホで取れる固定電話を導入しました。ですが、外出先で対応するのも負担になってきて、今度は外出中でも確認できるよう、チャットで連絡をして都合のいい時にスタッフから折り返しかけるサービスに切り替えました。そのクラウドPBX電話の一時対応は、前から興味があったので、厳しくなったときに利用しようと温めていました。そういった意味では、常に意識してオンラインサービスについてチェックしているかもしれません。

弊社も受電サービスを行っているので伺いたいのですが、実際に使用されて感じた利便性をお聞かせください。

訪問介護の場合、お客様のご自宅に伺って仕事をするケースが多いんです。固定電話の前に待機する訳にもいかず、電話を取れないケースが多く発生していて、そういったストレスをお客様に与えてしまい申し訳ない気持ちもありました。高齢者のご利用者様も多いので、連絡をチャットで済ませることも難しくて。お互いのストレスがなくなったことが、良かったなと思っています。

テレワーク上で社員にお願いしているときと、同じ感覚でなげっぱさんへ依頼できたのがすごく便利でした。

コア業務とノーコア業務の振り分け基準などがあれば、お聞かせください。

どのくらいお客様や社員に関わる業務なのかを、切り分けるポイントにしています。 優先順位も同じようにつけていて、低いものから時間数に限りのある分は、切り出すようにして、なげっぱへ依頼するようにしています。

実際になげっぱを導入して、以前と変わったなと思う点が、あればお聞かせください。

1番は安心感があります。この業務とこの業務は手一杯になったとき、お願いできるところがあると思えるだけで、安心感に繋がります。「どこに頼もうかな」と悩む時間も減ったので、すごくありがたいなと思います。

コストについて伺いたいのですが、なげっぱ一本化して以降はいかがでしょうか。
コストが落ちたようであれば、ストレスが上がったことはありますか。

コストは下がりました。
ストレスの部分でいうと、作業依頼したとき、社内の社員であれば常に横にいるので、すぐパッと返答してくれることもあるのですが、なげっぱさんの場合だと横にいるわけにもいかず、依頼のあった会社から順番に対応されているので、時間がかかってしまうことがあります。ただいつも「いつまでの納品ですか？」と事前確認いただけているので、ストレスとまでは感じていないです。

依頼して良かったと思う、満足度の高い業務があればお聞かせください。

リーフレットのデータ修正をよくお願いするのですが、弊社には修正できるソフトがないので、すぐ対応することができないんです。それをパパッと修正してくださるので、ありがたいなと思っています。アシスト業務の利便性を感じました。

実際になげっぱを導入して感じた、良かった点と悪かった点をお聞かせください。

良かった点は、工数が残っていたら「あと何時間、使用できますよ」と連絡くださいますし、弊社はチャットワークをメインで使用しているので、いろいろな経緯を記録で残しながら丁寧に対応くださるので、すごくやりやすいなと思っています。
テレワーク上で社員にお願いしているときと、同じ感覚でなげっぱさんへ依頼できたのがすごく便利でした。チャットのお返事もみなさんすごく感じ良かったです。

メルマガも読んでいるのですが、もっと業務に活用したいなとは思っていて、可能だったら具体的に業務を吸い上げて「こういうことができますよ」とか「ここのところは、こちらでこのようにできますよ」みたいな提案型のサービスも、月に1回程あったらいいなと思います。

なるべく早く実現できるように、社内で共有してまいります。本日は、ありがとうございました。

さいごに

浅数興産有限会社様に、なげっぱを利用してみた感想や、オンラインサービスを利用することで図れる効率化について、様々なお話を伺うことができました。
お忙しい中、お時間を確保してくださった村上様には心から御礼申し上げます。

なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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