なげっぱで営業に集中！活用方法をなげっぱスタッフと共に組み立てながら 効率的な活用を進めています

NOB株式会社 様

営業に集中して事務作業を減らしたいときに、オンラインアシスタントに出会いました。

まず最初に、オンラインアシスタントを導入する前に抱えていた課題を教えてください。

顧客が増えていくに従って請求書や契約書などの事務作業が多くなり、その影響で営業など外での活動が思う様にできないことにジレンマを抱えていました。
時間を確保するための方法を模索していたところ、オンラインアシスタントというサービスを知りました。

なげっぱ導入前もかなりお忙しかったと思いますが、どのように時間の捻出をされていたのですか？

休みの日や勤務時間外を使って進めていました。どの経営者もそうだと思うのですが、公私の境目はほとんどないですね。
終わらなければ徹夜など無理をしてでも一人でこなしていたのですが、家庭や自分の身体を大事にするためには、どうしても捻出できる時間に限りが出てきてしまいます。ライフステージの変化もあり、仕事を依頼できる相手がより一層必要な状況でした。

実際にオンラインアシスタントを導入することで、時間は捻出できる様になりましたか？

少しずつ変わってきていますが、正直、これからという印象です。最初のハードルは「仕事をどうやって依頼するのか」という部分だと感じていたので、次の段階でもっとうまく活用できる方法を模索していきたいと思っています。
効率が上がっていくのだろうという感覚はあるので、今後に期待です。

なげっぱにご依頼いただく業務と、社内で対応される業務の判断基準などはありますか？

対外的な業務や電話応対は社内で対応する様にしています。オンラインで完結できるパソコン業務を中心に依頼したいと思っています。

導入を検討された際は、何か特定の手放したい業務があったのですか？

あとはホームページ情報の更新があまりできていなかったのでそれを依頼できたらと思いました。人に助けてもらわないで自分でなんでも進めてしまうことが多かったのですが、私自身は売上を上げるための仕事に集中したいという気持ちが強くありました。言い換えればそれ以外の雑務はできるだけ手放したいと思っていました。

定期的な打ち合わせを行い、思いついた時に依頼すること。

オンラインアシスタントとうまく付き合う工夫やコツなどがあれば教えていただけますでしょうか？

窓口を限定することです。窓口になる人が複数人いると、同じ話を繰り返さなきゃいけなかったり、指示出しが複雑になったりして良くなるはずの効率が良くならないこともあります。なので、ディレクションしてくださる方は最小限にとどめています。
あとは、思いついたときにお願いしてしまうことですね。「後でやろう」「後で依頼しよう」という進め方をしてしまうと、積み重なって依頼する負担が増えたり、何をお願いしようとしていたのか忘れたりするので、一部だけでも思いついた時点で情報共有する様にしています。

週に一度のミーティングをご提案いただいたことがありましたが、どの様な経緯などがあったのかお教えいただけますか？

まずは、どのタイミングで仕事を依頼したらいいのかがよく分からなかったことが理由です。依頼をしようと思った業務も「お願いしていいのかな？」と考えて勝手にピリオドを打ってしまうところがあったので、定期的に話をできる機会を作った方がうまく使えるのではないかなと思いました。
あとは、お願いしている仕事の進捗管理や困っていることのヒアリングなどを行えたらと思ったからです。作業していく中で不明な点などもあると思いますし、やっぱり話すことで早く解決できることもあると思うので、何かしらそういう場面を作った方がいいのかなと思ったことが経緯です。

導入前と導入後で具体的に変わったことなどはありますか？

今まで後回しにしていた業務が少しずつできるようになってきたことですかね。例えば弊社の場合はブログの更新などがそうだったんですが、もっと情報量が必要だなとは思いつつ、他の業務を優先してしまっていました。
それを「このテーマで、こんな感じで書いてもらえませんか」と伝えただけで、結構ボリュームのある濃い内容のものを作っていただいてたりしたので、それはまたお願いしたいと思っています。

英訳も同時にご依頼いただいた記事の件かと思いますが、なげっぱ導入前は英訳記事をどの様に作成されていたのでしょうか？

英語の記事は自分で作っていました。以前、別のサービスで英訳記事をお願いしたのですが、ちょっと読みづらかったりしました。
今回なげっぱで制作した内容には、相応の内容をいただけたと思ったので、それはまたお願いしてもいいのかなと。

アルバイト、業務委託、クラウドソーシング等さまざまな選択肢があるなかで、オンラインアシスタントを選ばれた理由を教えていただけますか？

まず従業員採用は退職リスクがあると思っていたためあまり考えていませんでした。辞められた途端にそれまで伝えたことが全て振り出しに戻ってしまいますし、その人に任せていた仕事が空洞化してしまうことは非常にリスキーだなと思っていました。今の時代いつまで働いてもらえるかわからないと感じる時も多いので、会社にお願いしておけば、もしその会社の中で異動があったとしてもで引き継ぎをしてもらえ,かつ期待する業務の質が担保されると考えています。
雇うのであれば、私と同じように外に出て現場で動く人を雇った方がいいと思っています。

満足度の高い業務がもしあればお聞かせください。

今のところはホームページの情報の追記やブログ関係の依頼ですね。あとはプレゼン資料みたいなものを作っていただいたことがありますが、あれは結構綺麗に作っていただいたなと思っています。

その他に、もし何かご要望やお気づきの点があればお聞かせください。

全体的にいいと思っているので継続を考えています。スタッフの方の応対が悪かったらすぐにやめようかと思っていたので。今担当してくださっている方との相性は良いので、今後も利用していきたいと思っています。

さいごに

インタビュー中でもお客様からのお問い合わせがあり、非常にお忙しい中お客様に寄り添ってお仕事されている姿が、素直であり続ける不動産会社という理念と重なってとても印象的でした！お忙しい中お時間を確保してくださった森田様には心から御礼申し上げます。
なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。
導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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