なげっぱは一緒に業務効率化をしてくれるパートナー！

ブランディングテクノロジー株式会社 様

突発的に発生した細かいタスクを依頼するために利用を始めました！

最初に、なげっぱ導入前に抱えていた課題について教えてください。

なげっぱを利用しているのは経営戦略室という部署で、マーケティング業務・社外への情報発信をする広報・IR・社内への情報発信をするインナーブランディングなどが主な業務です。メンバーが4人しかいない部署ですが、対応する業務範囲がとても広く人手が足りない状態が続いていました。
業務が集中する時期は偏りがあるためフルタイムで人員採用をしたり、派遣社員を活用することは効率が悪いと考えていました。そんな状況だったため、突発的に発生する業務に対して柔軟に対応してもらえるサービスを探していました。

数多くあるオンラインアシスタントの中で、なげっぱを選んでいただいた理由を教えてください。

品質と価格のバランスを見てコスパが良いと思ったことと、導入事例を見て、丁寧な対応をしてもらえそうな印象を受けたことが理由です。

アルバイトや業務委託などの選択肢もある中で、なぜオンラインアシスタントを選ばれたのでしょうか？

業務委託は今も並行して使っていて、マーケティングのリサーチや専門的な記事のライティングなど、専門性が高い業務を依頼しています。
なげっぱには、競合の情報収集や市場トレンドの整理、動画・写真の加工など、突発的に発生した細かいタスクを依頼したいと考え利用を始めました。
アルバイトや業務委託などの場合、適切な人材を探すまでに時間がかかることが懸念でした。また、クラウドソーシングは品質にバラつきがあると以前に活用した際に感じていました。オンラインアシスタントは契約後に即依頼ができ、業務領域や量も調整しやすいことが決め手となりました。

導入される際は予算の調整などされたのでしょうか？

オンラインアシスタントは、月額で数十万とか数百万円かかるものではないので、予算は修正することなく、計画していた予算の範囲で利用ができています。

オンラインアシスタントの存在は以前からご存知でしたか？

知っていましたが、たくさんあるサービスの中で正直どこがいいのか分かっていませんでした。価格帯が高めのサービスを知っていたのですが、もう少しコストを抑えたいと思っていたところでなげっぱのサービスに出会いました。
他の部署では、他社のオンラインアシスタントサービスを使っているので、どんな感じで利用できるのかは概ねイメージができていました。

他社のサービスとなげっぱのサービスでは、何か違いは感じられていますか？

対応業務や領域の柔軟性が高いこと、ディレクターの方がこちらの業務を理解しようとしてくださるスタンスをもたれていることは、大変助かっています。
他社のサービスでは有料オプションとして専属ディレクターをつけるサービスもある様ですが、もう少し定型的な業務フローに則った事務的な対応をされる印象です。
なげっぱは柔軟性が高くて、事業を理解した上で依頼するべきタスクを引き出してくれたり、業務効率をどう上げていくかといった部分に寄り添ってくれていると感じています。

「雑務を正社員がやらない」という文化になったことが一番の変化

オンラインアシスタントを使ってみた感想をお聞かせください。

まずは、残業が少なくなったことが良かったなと思います。業務時間中にコア業務をやって、定時後に雑務をやるみたいな習慣が残っていたのですが、「雑務はオンラインアシスタントに依頼をしていこう」という流れができたことで、残業が多いという課題が簡単に解決できました。
また、雑務に時間がとられなくなったため、戦略を考えたり方針を決めたりするコア業務に時間を集中させられるようになりました。

なげっぱを導入してみて良かったと思う点はありますか？

一番は、依頼できる領域の幅が広い点です。経営戦略室の業務は幅広くて、どのタイミングでどの領域の仕事が発生するのか予測しづらい部分があります。
なげっぱは対応領域が幅広く、かつ事務作業からデザインまで基本的な業務はほぼ対応してもらえるので、急な仕事やイレギュラーな業務が入った場合も、困ったら依頼できるという安心感があります。その影響もあってか、仕事が受けやすくなりましたし、社内の業務も効率化できていると思います。

なげっぱ導入前と導入後で変わったことなどがあれば教えてください。

「雑務を正社員がやらない」という文化が作られてきた点は非常に大きな変化だったなと思っています。正社員は付加価値が高い仕事をすべきだと思うのですが、雑務が発生するとその処理に忙しくなり“仕事をしている気”になってしまうことが大きな課題だと思っていました。
メンバーからも、「この領域はオンラインアシスタントで切り出したい」とか、新しい業務を始める際も「ここまではオンラインアシスタントに任せたい」という提案があがってくる様になりました。その様な意識の変化が起きたことは組織にとって非常に良いことだと思っています。

社員が雑務に追われてしまうことは、ずっと問題視されていたのですか？

そうですね、長年の課題だったかなと思います。
忙しいことで一番良くないのは、目の前の仕事をとりあえず片付けなくちゃみたいな意識になることだと思っています。そもそもの方針の見直しや事業提案などをしっかり行っていくためにも、根底の「戦略を考えること」が蔑ろになってしまう環境は改善すべきだと思っていました。
以前は他部署からのバナー作成依頼、プレスリリースのライティングなど下請けの様な業務依頼も多くあったので、その様なノンコア業務を手放すことができていて助かっています。

導入を検討された際は、どの業務領域に興味を持たれましたか？

文字起こしの業務をまずはお願いしたいと思っていました。導入前は考えていなかったけれど、利用を開始してからリサーチ業務にも興味が生まれて依頼してみました。

リサーチ業務に興味を持たれたきっかけなどはあったのでしょうか？

デスクトップリサーチについては、正直やり方は決まっていて誰でもできる領域だと思っているのですが、今までは自分たちで動いていたので時間がもったいないと思っていました。
戦略を考えるための前段階で、市場や顧客に関する調査が必要になるのですが、その競合調査や市場調査をお願いしました。

そうなのですね！ウェビナー動画の編集などもご依頼いただいており、様々な業務をおまかせいただけて嬉しい限りです。

動画の制作の依頼は元々想定していませんでした。社内に動画編集できる人材がいますし、グループ会社にコンテンツ制作と編集などを行う会社もあるので、社内で対応する予定でした。
実際のところ、社内でも対応はできますが「来週までにやってほしい」という急ぎの依頼や、簡潔な編集の依頼がしにくいタイミングもあって、社内対応できない時になげっぱへ依頼をしたらクオリティも良くてすごく助かったので、これからも利用したいと思っています。

納品物を見た時、制作イメージとのギャップはありましたか？

動画ではないのですが、多少ありましたね。クオリティ的には満足でしたが、想定していた以上の作業をしてもらっていたという点でのギャップでした。
競合調査を依頼した際、調査したページのURLを並べていただけるだけで大丈夫だったのですが、詳細情報の部分までまとめてもらっていました。そこからは作業内容の認識がずれない様に、指示を工夫するにしています。

ご依頼から納品のスピードやスタッフの対応にはご満足いただけていますか？

納品も非常に早く対応してもらっていますし、スタッフの方にも丁寧に対応していただいているなと思います。

なげっぱは一緒に業務効率化をしてくれるパートナー！

業務効率化に向けて、オンラインアシスタントを利用するコツなどがあれば教えてください。

まずは、定期的な棚卸でコア業務とノンコア業務の分類を行うことが大切だと思います。棚卸をすることで、意外とノンコア業務に時間をとられていたり、ノンコア業務をコア業務だと思い込んでいたりすることに気づくことができます。
もう一つは、タスクだけでなく、自分たちがやっている業務の内容や目的を共有することで、提案をしてもらうことができたり、考えて作業に取り掛かっていただけたりする様になると実感しました。

弊社としてもより詳しい作業内容を共有してもらえることで、よりご意向に沿った対応ができると感じています。

なげっぱさんは、一緒に業務効率化をするスタンスで関わっていただけるので、こちら側が業務整理できていない状態でも、相談して一緒に進めてもらう様にしています。
単に「作業を単にやってもらえる人」というよりは「一緒に業務効率化をしてくれるパートナー」と捉えて作業の背景なども共有していくことで、オンラインアシスタントを最大限に活用できると思っています。

ブランディングテクノロジー様では、どのくらいの頻度でコア業務とノンコア業務の整理を行われていますか？

四半期に1度は行うようにしています。方法としては、それぞれがやっている業務の棚卸を行います。それを全て洗い出して、付加価値が発揮できているものと発揮できていないものに仕分けます。仕分けは点数づけをして行って、やらない業務や業務のやり方がおかしいものに見直しをかけていくという作業をしています。
やるべき業務だけど、正社員が対応すると費用感が合わないものは、なるべく外の方に依頼しています。

情報を共有するために時間を費やすことに、抵抗はなかったですか？

理解してもらうために時間を消化するということに抵抗は全くないです。依頼する業務がルーティン化されていて、何度も以前から依頼している内容であれば不要だと思いますが、長期的な目線で業務効率化をしていきたいとなると、業務内容を伝える30分や1時間の打ち合わせっていうのは絶対に必要だと思っています。
これから依頼する方であれば、ご依頼前にちゃんと自社の事業の説明や業務フローなどをディレクターの方に伝えておくことで、作業者ではなく考えて仕事をしてくれるアシスタントになると思っています。

オンラインアシスタントを使ってみて、もし勧めるとしたらどんな企業におすすめしますか？

そうですね…極論ですが、全ての企業が使った方がいいのではないかなと思っています。生産性の向上は企業が向き合う大きな課題だと思います。生産性を上げることで付加価値も生まれるので、付加価値を生まないけどやらなくてはならないことは、誰かに任せた方がいい。
今までは、アルバイトや派遣という選択肢しかなかったのですが、今はオンラインアシスタントがあるので、柔軟な対応を求める企業にはマッチするのではないかなと思います。

最後に、なげっぱに対して何か要望、ご意見とかあればお聞かせください。

そうですね。なげっぱさんの一番の良さは、対応の柔軟性や対応領域の広さだと考えています。なので、自分たちが気づいていない非効率的な業務に対する提案をいただくためにヒアリングの場を定期的に設けてもらえたら嬉しいです。一緒に業務効率を高めるパートナーとして、より良いお付き合いができたらと思っています。
また、他社さんがどのような活用をしているか、どのような業務改善の考え方があるか等の情報も、どんどん発信していただけたら嬉しいです。

さいごに

ブランディングテクノロジー株式会社でマーケティング責任者としてご活躍される黒澤様に、様々なお話しをうかがうことができました！お忙しい中お時間を確保してくださり心から御礼申し上げます。
なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。
導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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