事務作業をなげっぱして、バックオフィス業務の効率化を進めています

Gold Reborn株式会社 様

突発的な業務もサポートしてもらえる様に、依頼時間を柔軟にコントロールできるサービスをもとめていました！

なげっぱ導入前に抱えていた課題について教えてください。

一番大きな課題は、事務作業にかける時間がなかったことです。スタッフを雇うまでではないけれど、自分だけでは業務が追い付かない状況でした。
月々のルーティンワークに加え、突発的に手伝ってほしい業務があったので、依頼時間を柔軟にコントロールできるサービスを探していました。

導入前はバックオフィス業務にどのくらい時間がかかっていましたか？

月にもよりますが、多い時で人員1人必要だと思うぐらいの作業量でした。提案書を作成したり、商材の管理データも一から作るとなるとそれなりに時間がかかってしまい、業務が重なった時は、とても大変でした。

社員雇用や他のアウトソーシングもある中で、なぜオンラインアシスタントを選ばれたのでしょうか？

いろいろ調べてサービスの比較もしてみて、値段やスタッフの人数、依頼できる業務内容などを見て、オンラインアシスタントがいいかなと思いました。

オンラインアシスタントを知ったきっかけを教えてください。

別の者が知っていて調べたことがきっかけです。書籍等でも「外注を活用するやり方が主流になってきている」と記事をよく目にしており、外部で対応することで人件費も抑えられて大きなメリットを感じたので、本格的に導入を考えはじめました。

導入する際、不安や心配に思ったことはありましたか？

依頼してからどのくらいで仕上がるのかなという点と、一度に複数の依頼ができるのかどうかが気になりました。
あとは、スタッフさんの人数や対応の体制みたいな部分ですね。一人の人が全て担当するのか、得意な方が業務に応じて対応してくださるのかというポイントは見ていました。

不安や心配に思われていた点は、利用を開始されてから解消されていますか？

そうですね。得意な方にそれぞれ対応してもらえていることが伝わるので、こちらも依頼がしやすくなってきているなという感覚があります。

導入前に他のオンラインアシスタントと比較などはされましたでしょうか？

インターネットで調べて、電話したり説明を聞いたりして、いくつか比較をしました。

オンラインでのやりとりにも、抵抗はなかったですか？

特にありませんでした。お客様の対応などで対面で時間を取る方が難しかったので、オンラインで説明を聞いたりやりとりができる方が好都合でした。

ちょっとした事務作業が苦痛になっていたので、助かっています！

使い始める前と実際使ってみた際のギャップなどがあればお教えください。

多少の波はあっても、毎月大体同じぐらいの時間数で依頼することを想定していたのですが、仕事がある月とない月の差が想像以上に大きかったです。実際に依頼をしてみて気づいた点ですね。
なので、余った時間を翌月に回せる制度は、使ってみたらすごくありがたいシステムだなって思っています。

事務業務は高橋様が中心になって対応されているのですか？

予約が入っていない時間や業務終了後に事務作業を進めています。繁忙期になると予約がフルで入ってしまって、作業時間を確保できない状況でした。
こういうちょっとした事務作業が苦痛になっていたので、今はとても助かっています。

資料作成を中心にご依頼いただいておりますが、以前からご負担が大きかった業務をご依頼されているのでしょうか？

そうですね。毎月数時間単位で発生する作業というところで、地味に負担となっていました。

導入いただいたことで、ミスが軽減された感覚はありますか？

軽減されたなと思います。なげっぱさんでひな型の作成もしていただいて、マニュアル化できているので、今はもう安心してお願いできています。

ご自身で対応される業務とオンラインアシスタントに依頼する業務の振り分け基準などあればお教えください。

お客さまと1対1の業務に関しては自分でしかできないなと思っています。
社外に依頼する業務は、時間的に余裕のあるタスクで、回せるものはどんどん回していく様にしています。

実際に、なげっぱを使ってみて良かったなと思う点を教えてください。

レスポンスが早くてやりとりがスムーズに進むところが良いです！また、依頼をした際に何時間かかるのか共有してもらえて、残時間もデータで見える様に管理されているので、あと何時間残っていて、どのくらい依頼できるか把握しやすいところも良いと思います。 また、chatworkで情報が共有されながら仕事が進む点もやりやすいと感じています。

使いにくい点もお教えください。

作成関係の業務については、ボリュームが大きいものは、依頼するまで何分くらいかかるのか予想しにくい部分があるので、そこが改善されたらもっと計画が立てやすくなるなというのが正直な感想です。

貴重なご意見ありがとうございます。作業時間の想定がしやすい環境を作っていける様に、開示内容の見直し等を行って参りたいと思います。

指示出しのコツなどがあれば教えてください。

指示を詳しくまとめてから依頼をしないと、ヒアリングや修正のやりとりにまた時間がかかるなと感じます。あとは、依頼したい業務を思い浮かんだら、詳細をまとめる前に「これってできますか」みたいな確認をとると、こちらでイメージしきれていない内容でも「それだとこういうのがありますよ」と提案してくれたこともあるので、自分の中で整理しきる前にコミュニケーションをとることもおすすめです。
伝え方や伝えるときのボリューム感は最初ちょっと難しかったなと感じています。

ご利用を開始されてから約半年が経過しますが、ご利用直後に比べて使いやすくなっていますか？

使いやすくなっていると思います。以前依頼した制作物と雰囲気を似せて作ってほしいこともあるので「前とおんなじ様な感じで」と伝えて作業していただけるのが楽ですね。
最初は詳細を伝える必要があったタスクも、ルーティン化できているので、細かな指示なく作業を進めてもらえています。

最後に、なげっぱの満足度をお聞かせください。

時間とコストとクオリティで考えて、お安いなと思っているので満足しています。納品スピードやスタッフの対応についても問題なく対応いただけています。

さいごに

ご自身の仕事の質を保ちながら、業務効率化に向き合う高橋様に様々なお話しをうかがうことができました！お忙しい中お時間を確保してくださり、心から御礼申し上げます。
なげっぱでは、ご依頼者さまに寄り添うことをモットーに、正確で、素早く、クオリティの高いサービスの提供を心がけております。
導入を検討中の方や、どんな業務で活用できるか悩まれている方も、精通したスタッフがヒアリングの後、最適なご提案をさせて頂きますので、お気軽にご相談頂ければと思います。

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